La razionalizzazione degli spazi dell’azienda può rappresentare una sfida orientata a ottenere un vantaggio strategico in termini di risparmio sulle strutture. Una delle strade che si può percorrere in questo senso è la riallocazione degli ambienti a seguito dell’eliminazione della carta.

L’ingombro della documentazione cartacea è spesso sottovalutato quale causa di riduzione dello spazio utile imputabile alla conservazione di archivi poco utilizzati e scarsamente efficienti. Eppure, l’ufficio paperless, con tutti i suoi vantaggi, è un’idea facilmente realizzabile. Una delle strategie attuabili per riottenere la piena disponibilità di spazio produttivo in azienda. La nuova organizzazione, inoltre, apporterà anche ulteriori vantaggi che non attengono all’ambito della logistica aziendale in senso stretto. Della guadagnata efficienza di un archivio dematerializzato, infatti, potrà godere tutta l’operatività aziendale. Sia dal punto di vista amministrativo che dal punto di vista della fruizione e condivisione del patrimonio informativo aziendale.

Si può accedere a vari gradi di abolizione della carta in azienda e, dunque, alla possibilità di riorganizzazione degli spazi.

Un primo livello è quello della gestione documentale cartacea in outsourcing. In questo caso, faldoni e documenti vengono conservati da professionisti del settore e resi disponibili in formato digitale nonché, all’occorrenza e in breve tempo, anche nel formato analogico originale.

La digitalizzazione e la conservazione sostitutiva degli incartamenti è un secondo livello che permette all’azienda di eliminare gli originali analogici, ottenendo archivi digitali di grande efficienza e praticità, senza rinunciare ad avere documenti pienamente validi in termini di legge direttamente fruibili.

Ma per ottenere un’azienda pienamente paperless, la soluzione è l’implementazione di un protocollo informatico. L’addio definitivo alla carta darà modo all’azienda di riappropriarsi di spazi fondamentali all’organizzazione della produttività o delle attività più vicine al core business dell’impresa.

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