I vantaggi di una gestione documentale digitale sono stati illustrati più volte e in pochi dubitano dei vantaggi reali legati a tale pratica. Il dubbio successivo è: outsourcing o gestione interna?

Per sviluppare una riflessione su questo argomento, ci avvaliamo degli allegati tecnici messi a disposizione da DigitPA per quanto riguarda la gestione documentale digitale da parte delle pubbliche amministrazioni. Nello specifico, l’allegato che parla delle voci di costo di un sistema documentale.

Da ciò si potrà procedere nella valutazione dell’opportunità e della convenienza di una gestione interna.

Al di là degli ingenti costi di sviluppo (che aprono la strada al quesito tipico: make or buy?) sono da tenere a mente i costi di esercizio della gestione documentale digitale che possono essere suddivisi in costi di manutenzione e in costi di gestione.

Tra i costi di manutenzione possono essere annoverati i costi di manutenzione hardware (a canone mensile predefinito o a intervento) e la manutenzione software (aggiornamenti che incrementano il prezzo d’acquisto della licenza di una misura che va dal 10% e il 25%). In più, il software richiede interventi sugli applicativi per customizzazione in itinere e adeguamenti tecnologici. Tale voce di costo può arrivare a maggiorare del 60% il prezzo della licenza d’utilizzo del software. La manutenzione interessa anche l’infrastruttura ICT interna che rende possibile il workflow documentale e la condivisione delle informazioni digitalizzate.

I costi di gestione includono tutte quelle attività ordinarie affidate al personale interno all’azienda che provvede al corretto funzionamento del sistema documentale dematerializzato.

Di contro, l’affidamento in outsourcing della gestione documentale digitale racchiude tutte le voci di costo in un’unica nota di spesa, che viene definita in fase contrattuale e che non presenta alcun tipo di imprevisto.

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