La PA del 2020 sarà paperless: è tutta questione di Stabilità
Nel 2015 abbiamo visto come la fatturazione elettronica verso le PA sia divenuta realtà diffusa. Una realtà che, però, è ancora lungi dal sortire gli effetti sperati in termini di dematerializzazione documentale della pubblica amministrazione. Negli uffici pubblici la carta ancora occupa un ruolo importante nella produzione documentale.
È possibile, in 4 anni, far divenire gli uffici della PA completamente paperless? C’è chi vede in questa sfida la continuazione naturale dell’investimento fatto in questi anni per rendere più efficiente (e meno costoso) il servizio pubblico.
Quello della PA paperless entro il 2020 non è un sogno astratto, ma un obiettivo da porsi per legge secondo alcuni parlamentari guidati da Paolo Coppola e Sergio Boccadutri, che hanno presentato un emendamento alla Legge di Stabilità 2016 subito rinominato emendamento “taglia carta” o “Ammazzacarta”.
Bisognerà attendere il 2020 per vedere i benefici di una PA più morigerata nel consumo di carta e toner? La risposta è negativa. Secondo l’integrazione di legge proposta, seppure la data per “la completa transizione ai processi paperless” sia fissata per il 1° gennaio 2020, i tagli ai consumabili d’ufficio dovrà avvenire in modo significativo già dal 2016.
In attesa dell’approvazione dell’emendamento, l’iniziativa riporta in auge le previsioni e le proiezioni sui risparmi in termini economici per tutta la PA derivanti dall’abbattimento dell’uso della carta. Così com’era avvenuto prima dell’introduzione della fatturazione elettronica.
Area Editoriale
Conservazione documentale: servizio di tenuta archivi cartacei a norma di legge
La corretta tenuta e archiviazione dei documenti cartacei è un’attività che richiede molte risorse:
- Risorse umane: il personale addetto alla gestione dell’archivio deve essere competente e sempre aggiornato sulla normativa relativa alla conservazione documentale e della privacy (nel caso in cui i documenti conservati racchiudessero dati sensibili).
- Risorse di spazio e oneri di sicurezza: come ben sa chi gestisce un archivio analogico la sedimentazione dei fogli di carta e dei faldoni può richiedere ampi spazi. I locali destinati ad archivio, inoltre, devono essere adeguati alle normative sulla sicurezza. Infatti la custodia dei documenti deve essere improntata sul principio della riduzione al minimo dei rischi di smarrimento e distruzione (o deterioramento) dei dati conservati.
- Risorse di tempo: la gestione di un archivio cartaceo richiede tempo per l’archiviazione e la gestione del ciclo di vita del documento archiviato.
Per sollevare la struttura da questi costi, pubbliche amministrazioni e organizzazioni private, come aziende, studi professionali, banche e assicurazioni, possono puntare su un servizio professionale di tenuta degli archivi cartacei: la risposta a norma di legge a un’incombenza che può distrarre da investimenti più produttivi delle risorse impiegate.
Che si parli della tenuta dell’archivio corrente, di deposito o storico un buon servizio di gestione di un archivio cartaceo può garantire i migliori standard per ciò che riguarda i requisiti tecnici dei locali, la preparazione del personale e la salvaguardia dei documenti depositati.
Area Editoriale
Conservazione documentale: servizio di tenuta archivi cartacei a norma di legge
La corretta tenuta e archiviazione dei documenti cartacei è un’attività che richiede molte risorse:
- Risorse umane: il personale addetto alla gestione dell’archivio deve essere competente e sempre aggiornato sulla normativa relativa alla conservazione documentale e della privacy (nel caso in cui i documenti conservati racchiudessero dati sensibili).
- Risorse di spazio e oneri di sicurezza: come ben sa chi gestisce un archivio analogico la sedimentazione dei fogli di carta e dei faldoni può richiedere ampi spazi. I locali destinati ad archivio, inoltre, devono essere adeguati alle normative sulla sicurezza. Infatti la custodia dei documenti deve essere improntata sul principio della riduzione al minimo dei rischi di smarrimento e distruzione (o deterioramento) dei dati conservati.
- Risorse di tempo: la gestione di un archivio cartaceo richiede tempo per l’archiviazione e la gestione del ciclo di vita del documento archiviato.
Per sollevare la struttura da questi costi, pubbliche amministrazioni e organizzazioni private, come aziende, studi professionali, banche e assicurazioni, possono puntare su un servizio professionale di tenuta degli archivi cartacei: la risposta a norma di legge a un’incombenza che può distrarre da investimenti più produttivi delle risorse impiegate.
Che si parli della tenuta dell’archivio corrente, di deposito o storico un buon servizio di gestione di un archivio cartaceo può garantire i migliori standard per ciò che riguarda i requisiti tecnici dei locali, la preparazione del personale e la salvaguardia dei documenti depositati.
Area Editoriale