Nel processo di conservazione digitale, il pacchetto di archiviazione contiene i dati relativi a uno o più pacchetti di versamento (che, a loro volta, contengono i documenti da conservare e i relativi metadati). Attraverso il PdA, il contenuto viene inviato al sistema di archiviazione. Oltre alla formazione dei PdA, il processo di conservazione, per garantire la corretta archiviazione e la reperibilità nel tempo dei documenti, deve prevedere anche la generazione di un indice dei pacchetti di archiviazione (iPdA).
L’iPdA è definito dall’AgID come “l’evidenza informatica associata ad ogni PdA”. Il suo scopo è fornire, in maniera logica e coerente, una serie di informazioni strutturate in formato XML relative all’indice e ai singoli PdA.
In particolare, nell’iPdA devono essere presenti quattro strutture fondamentali:
- Informazioni sull’indice del pacchetto di archiviazione: include informazioni quali un identificatore univoco dell’iPdA, il programma che è stato utilizzato per crearlo, riferimenti eventuali ad altri iPdA dai quali si è partiti per crearlo.
- Informazioni sul singolo pacchetto di archiviazione: include informazioni quali un identificatore del PdA, riferimenti ad altri PdA o a un’eventuale tipologia/aggregazione di pacchetti di archiviazione.
- Indicazione di uno o più raggruppamenti: all’interno di un PdA, i file possono essere divisi in gruppi in base a criteri di ordine logico o tipologico. Questa struttura include le informazioni in merito ad ogni raggruppamento e ai singoli file a cui è possibile assegnare delle informazioni specifiche.
- Informazioni sul processo di produzione del PdA: include il nome e il ruolo dei soggetti che lavorano alla produzione del pacchetto di archiviazione, il riferimento temporale, le norme giuridiche applicate.
Infine, per ognuna delle quattro strutture è possibile aggiungere un elemento “ExtraInfo” che consente di aggiungere metadati aggiuntici relativi all’indice, al pacchetto di archiviazione o al processo.
