Perché affidarsi ad un servizio di outsourcing archivistico

L’Outsourcing archivistico è un servizio sempre più richiesto. Questo accade sia per quanto riguarda la pubblica amministrazione che da qualche tempo ha necessità di confrontarsi anche con l’archiviazione digitale e la dematerializzazione, sia, e sempre più, i privati che con le loro attività si trovano a gestire ingenti quantità di documentazione.

Il trend che si sta da tempo delineando dipende da due principali cause: in primo luogo la stessa gestione di un archivio e delle sue fasi di conservazione richiede grandi spazi e sistemi di gestione complessa molto avanzati; in secondo luogo, nel caso l’esigenza di usufruire di un servizio di outsourcing archivistico attingesse alla recente e quanto mai utile necessità di digitalizzare i documenti, gli enti chiamati in causa trovano molto più vantaggioso ed efficiente affiancarsi ad aziende che dispongano di un pacchetto servizi e delle competenze necessarie per affrontare tutti i processi con professionalità ed esperienza.

Questi sono fondamentalmente i motivi che spingono sempre di più enti pubblici e privati ad avvicinarsi all’outsourcing archivistico: ricerca di professionalità ed efficienza. Se aggiungiamo l’attuale attenzione che la comunità europea sta dedicando all’attuazione di politiche che prevedano la digitalizzazione dei processi e dei workflow documentali come standard per una burocrazia più snella e sostenibile, i quadro diventa subito più chiaro.

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