Perché dematerializzare i documenti? 3 ottimi motivi per farlo ora

La conservazione dei documenti è soltanto uno degli aspetti coinvolti. C’entrano anche il normale svolgimento delle attività quotidiane, l’erogazione di un servizio più efficiente, la competitività sul mercato del lavoro. Sì, le tecnologie digitali possono garantire tutto questo. Però bisogna sapere come utilizzarle al meglio. O a chi rivolgersi.

Il passaggio dal cartaceo al digitale è la fase di transizione che si sta vivendo in questo momento. Una fase durante la quale molti dei responsabili della gestione documentale, sia nel settore pubblico sia nel settore privato, si stanno ponendo una domanda fondamentale: perché digitalizzare?

Eccolo spiegato.

Temi:

• Cos’è la dematerializzazione
• 3 motivi per dematerializzare
• Digitalizzazione documenti in outsourcing

Cos’è la dematerializzazione

Per dematerializzazione dei documenti si intende il:

Procedimento attraverso il quale alcune tipologie di documenti vengono elaborati tramite il solo impiego di strumenti informatici, che li rendono disponibili in formato digitale.

Per fare ciò, bisogna ricorrere a specifiche tecnologie e implementare precise metodologie.

Dematerializzazione e digitalizzazione sono due termini utilizzati in maniera non sempre precisissima, anche perché c’è una precisa differenza. Per semplificare l’esposizione, comunque, in quest’approfondimento saranno impiegati come equivalenti.

3 motivi per dematerializzare

Date le informazioni preliminari, è venuto il momento di entrare nel dettaglio. Perché, a ben vedere, sono ormai tutti a pensare alla digitalizzazione dei propri documenti ma sono forse “fermati” dalla mancanza di informazioni al riguardo.

Ecco, spiegato in tre passaggi, perché invece la dematerializzazione documentale offre dei vantaggi non di poco conto.

1. Efficienza

Il concetto di workflow documentale è particolarmente ampio e articolato. Comunque, lo si può sintetizzare in questo modo: la gestione e l’implementazione di procedure standardizzate e condivise che coinvolgono tutto il ciclo di vita di un documento, dalla sua creazione alla sua condivisione fino all’archiviazione.

Ebbene, la dematerializzazione (o digitalizzazione) dei documenti rende i flussi documentali molto più semplici e immediati, così come semplici e immediate sono le tecnologie digitali, che consentono di creare, modificare, inviare e conservare un documento con estrema facilità.

2. Risparmio

La carta, come ben sa chi ha ruoli contabili o gestionali in un’azienda o in una pubblica amministrazione, ha un costo. Non soltanto in termini economici (stampa, invio e quant’altro) ma anche dal punto di vista ambientale. Un costo che, a ben vedere, è possibile ridurre drasticamente se non eliminare del tutto.

Ed è possibile eliminarlo tramite la digitalizzazione. Niente più fogli di carta che girano per gli uffici o che hanno bisogno di ambienti grandi per la loro conservazione. Basta utilizzare gli appositi strumenti digitali e tutti i documenti possono essere creati direttamente in digitale e avere la stessa, identica validità del documento cartaceo “originale”.

Approfondimento: Qual è il valore legale di un documento digitale? Tutto quel che c’è da sapere

3. Sicurezza

La protezione dei dati aziendali dovrebbe essere sempre una delle priorità intoccabili. Lo stesso vale anche se, dal settore privato, si passa alla pubblica amministrazione. Le informazioni sono il vero cuore di un’impresa o una PA, il suo storico, la sua identità, il suo valore aggiunto, ciò che la rende efficiente e/o competitiva sul mercato.

La digitalizzazione permette di migliorare, e sensibilmente, il livello di sicurezza delle informazioni conservate. E ci riesce implementando “regole, procedure e tecnologie che garantiscono l’accessibilità, l’utilizzabilità, l’autenticità e la reperibilità dei documenti informatici”. Detto in una sola locuzione: la conservazione digitale.

Approfondimento: Cos’è la conservazione digitale: proteggere i documenti di un ente o un’azienda

Digitalizzazione documenti in outsourcing

I motivi per dematerializzare, quindi, sono tanti e tutti rigorosamente validi. Adesso, però, bisogna stare attenti a non commettere un errore, e cioè credere di potersi “improvvisare” nella gestione di tele attività:

• La dematerializzazione dei documenti richiede esperienza, competenza e il rispetto di una normativa, sotto molti punti di vista, stringente;
• Inoltre, se fatta male, la dematerializzazione rischia di essere addirittura controproducente, in quanto può portare alla cancellazione o al danneggiamento di informazioni importantissime.

La soluzione? Eccola:

Digitalizzazione e archiviazione documenti cartacei in outsourcing

In questo modo, i professionisti del settore metteranno a disposizione competenze ed esperienza per realizzare un lavoro a regola d’arte e in linea con quanto stabilito dalla normativa di riferimento.

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