La “rivoluzione digitale” sta cambiando il mondo. Rendendo sempre più semplice e immediata la gestione di tutti i processi che prevedono l’invio e la ricezione di documenti. Di pari passo alle migliorie, ci sono anche dei punti che occorre ancora potenziare. Per rendere il tutto ancora più rapido ed efficiente.
Il deposito dei documenti per procedere con un processo tributario telematico è una fase molto delicata. Una fase, quindi, che va gestita nel modo migliore, così da evitare possibili problemi procedurali durante lo svolgimento del contenzioso.
Temi:
Obbligatorietà
Il riferimento normativo è l’articolo 16 del D.L. 23 ottobre 2018, n. 119, convertito in legge 17 dicembre 2018, n. 136, che ha modificato l’articolo 16 bis del d.lgs. 31 dicembre 1992, n. 546.
A partire dal 1 luglio 2019, il deposito di tutti gli atti e i documenti relativi a un processo tributario deve essere obbligatoriamente effettuato facendo ricorso agli strumenti digitali e a modalità telematiche di invio. In altre parole, la carta scompare completamente nella gestione di tale tipo di contenzioso.
1 luglio 2019: il processo tributario telematico è obbligatorio
Eccezione
A tale inderogabile novità, la legge prevede una sola eccezione: tutte le controversie di entità pari o inferiore a 3mila euro. In quest’unica circostanza, il deposito dei documenti e degli atti per il ricorso può ancora avvenire facendo ricorso alla “tradizionale” carta.
Come depositare i documenti
1. Iscrizione al Sistema informativo della giustizia tributaria
Per depositare tutti i documenti e gli atti di un processo tributario, bisogna innanzitutto iscriversi all’applicazione PTT del Sistema informativo della giustizia tributaria.
Per iscriversi al sistema bisogna avere:
- Una connessione a internet;
- Una firma digitale;
- Una casella di posta elettronica certificata (PEC).
L’accesso alla piattaforma può essere effettuato anche con lo SPID, il sistema pubblico di identità digitale: registrandosi sul sito Gov.it, con questo sistema è possibile gestire telematicamente tutte le comunicazioni da e verso la pubblica amministrazione.
2. Formato dei documenti
La normativa sul processo tributario telematico prevede che i documenti digitali debbano essere realizzati nel formato PDF/A. Definito dallo standard ISO 19005-1:2005, si tratta di un sottoinsieme del più noto e utilizzato PDF pensato appositamente per la conservazione dei documenti di lungo periodo.
I documenti di un processo tributario telematico devono essere realizzati in PDF/A.
3. Allegare i file alla mail
Tutti i documenti da depositare per il processo tributario telematico devono essere inviati come allegato di una casella di posta elettronica certificata.
Approfondimento: La posta elettronica certificata: cos’è e come funziona
Benché le Specifiche tecniche per il processo tributario telematico (D.M. 4 agosto 2015) non indichi espressamente un formato, il più indicato tra i formati ammessi per il deposito telematico degli atti è .eml, il quale è anche specificato nelle Regole etniche per il documento informatico.
Il formato .eml è il più indicato.
4. Dimensione massima: 10 MB
Al momento, la dimensione massima dei file depositabili è di 10MB. Limite che potrebbe rivelarsi eccessivamente stringente, soprattutto in processi particolarmente lunghi e complessi. Una soluzione a tale limite potrebbe essere dividere i documenti in più file.
Inoltre:
- Un singolo deposito non può superare i 50MB;
- Il numero massimo di file allegabili è 50.
5. Firma digitale
La firma digitale deve essere obbligatoriamente apposta su tutti i documenti da depositare per il processo tributario. Questo, in linea di massima, può creare una serie di ritardi e di lungaggini, dal momento che la firma di ogni singolo documento può portare via molto tempo, specialmente per i processi più lunghi e complessi.
Approfondimento: La firma digitale: cos’è, a cosa serve e come funziona
Attestazione di conformità
Il processo tributario telematico rappresenta sicuramente una grande innovazione ma solleva anche tutta una serie di dubbi. Uno dei principali riguarda il punto precedente, il fatto, cioè, che il professionista debba siglare con firma digitale tutti i documenti da depositare.
- La soluzione: l’attestazione di conformità. Ovvero, al momento della presa in carico del fascicolo da parte dell’archivio informatico, si può attestare, ricorrendo a specifici sistemi, che tutti i documenti sono stati realizzati seguendo le direttive, e quindi su tutti è presente la firma digitale.
Conservazione digitale
Questo, probabilmente, è il limite principale nonché quello che potrebbe avere le implicazioni più serie: per i documenti depositati per un processo telematico, non è previsto l’obbligo della conservazione digitale. Con tutti i problemi che ne potrebbero effettivamente derivare.
Invece, la conservazione digitale, se resa obbligatoria anche in questa circostanza, potrebbe attestare la più completa inalterabilità e reperibilità di tutti i documenti. Particolari non di poco conto quando si parla di contenziosi.
