Digitalizzare documenti è un’operazione che porta tanti vantaggi, ma deve essere effettuata secondo le normative per poter contare su copie conformi all’originale e per poter contare su una gestione d’archivio pratica e sicura.

Cosa si richiede per la digitalizzazione dei documenti a norma di legge è una questione che dipende dal tipo di originale di cui si dispone.

Originale unico analogico – in questo caso, il documento dovrà essere siglato da un pubblico ufficiale che attesti l’identità dei firmatari e l’integrità del documento. Da lì si potrà iniziare la procedura che, attraverso la scansione e l’apposizione di una firma digitale porterà a creare un documento digitale pienamente valido.

Documento cartaceo con elementi olografici – in alcuni casi, l’originale può includere alcuni elementi non riproducibili per digitalizzazione (firma autografa o contenuti redatti a mano). In quel caso, tali elementi dovranno entrare a far parte del documento digitalizzato e dovranno essere certificati da un pubblico ufficiale come parte del documento.

Documento digitale – nel caso si disponga già di un documento digitale, prima di poter arrivare a una conservazione sostitutiva a norma di legge, si dovrà procedere all’apposizione della firma digitale, che “cristallizza” il documento nella sua versione originale e definitiva.
 
Documento informatico nativo con firma digitale – è pronto per la conservazione sostitutiva.

Il processo di digitalizzazione dei documenti che porta alla possibilità di conservazione documentale sostitutiva, aumenta di complessità quanto più l’originale si allontana dall’ultimo punto qui analizzato (documento informatico nativo con firma digitale).

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