La conservazione dei documenti è un’attività cruciale in qualunque pubblica amministrazione. Cruciale e complessa, così da rendere più efficiente i servizi erogati ai cittadini. Niente di strano, che quindi, che la gestione di un’attività così importante richieda anche la nomina di una specifica figura professionale.

La “vita quotidiana” della PA è fatta di un’ingente mole di documenti che devono essere prodotti, validati e, successivamente, archiviati. Proprio per tale motivo, nella pubblica amministrazione, il responsabile della conservazione ha un ruolo ben definito e, sotto molti punti di vista, cruciale per il corretto svolgimento di tutte le attività quotidiane dell’ente o dell’ufficio di cui fa parte.

Temi:

• Il ruolo
• I compiti
• La nomina
• La collaborazione
• La delega

Il ruolo

Al responsabile della conservazione spetta il compito di definire e attuare le politiche del sistema di conservazione utilizzato per l’archiviazione e la gestione documentale.

Il suo ruolo è assolutamente obbligatorio e deve, per legge, essere previsto in qualunque pubblica amministrazione.

I compiti

I compiti del responsabile della conservazione nella pubblica amministrazione sono indicati nell’articolo 7, comma 1 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013.

In questo articolo, si può leggere che il responsabile della conservazione:

1. Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;
2. Gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
3. Genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
4. Genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
5. Effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
6. Assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
7. Al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità – adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
8. Provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
9. Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’art. 12;
10. Assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
11. Assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
12. Provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
13. Predispone il manuale di conservazione di cui all’art.8 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

La nomina

Il responsabile della conservazione deve essere una persona fisica che lavora stabilmente dell’organico del soggetto produttore.

Nella PA, il responsabile della conservazione può essere:

• Un dirigente;
• Un funzionario formalmente designato.

C’è anche una terza opzione, ovvero la delega delle attività, di cui si parlerà più avanti.

La collaborazione

Il responsabile della conservazione non lavora da solo ma collabora con altre figure. Figure che sono individuate sempre dall’articolo 7 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013:

• Il responsabile del trattamento dei dati personali: deve garantire il pieno rispetto delle normative in materia di trattamento dei dati personali, come il GDPR;
• Il responsabile della sicurezza: anche detto security manager, è l’esperto che si occupa delle prevenzione dei possibili rischi che possono minare la sicurezza di una PA;
• Il responsabile dei sistemi informativi: si occupa della progettazione, della gestione e dell’implementazione di tutto ciò che riguarda i flussi informatici;
• Il responsabile della gestione documentale (o il coordinatore della gestione documentale): assicura la trasmissione del pacchetto di versamento al sistema di conservazione.

Responsabile della conservazione e responsabile della gestione documentale

Un approfondimento a parte merita quest’aspetto, in quanto le due figure sono spesso (ed erroneamente) confuse.

Si tratta di due figure molto diverse tra loro e abbiamo già pubblicato un approfondimento sulle rispettive differenze. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione può anche essere svolto dal responsabile della gestione documentale (qualora questa seconda figura sia presente).

La delega

Come già detto, il responsabile della conservazione deve essere una figura interna. Però, le attività che svolge possono anche essere affidate a soggetti terzi, e in questo caso si parla di gestione documentale in outsourcing. Il responsabile della conservazione ha la facoltà di attuare tale delega, a patto che il soggetto in questione sia un conservatore accreditato presso l’AgID.

Le attività del responsabile della conservazione possono essere delegate a un conservatore accreditato AgID.