La “vita quotidiana” della PA è fatta di un’ingente mole di documenti che devono essere prodotti, validati e, successivamente, archiviati. Proprio per tale motivo, nella pubblica amministrazione il responsabile della conservazione ha un ruolo ben definito e, sotto molti punti di vista, cruciale per il corretto svolgimento di tutte le attività quotidiane dell’ente o dell’ufficio di cui fa parte.
Il ruolo
Questa particolare figura professionale deve essere stabilmente inserita nell’organico dell’ente o dell’ufficio che si occupa della produzione dei documenti. Al responsabile della conservazione spetta il compito di definire e attuare le politiche del sistema di conservazione utilizzato per l’archiviazione e la gestione documentale.
I compiti
Più del dettaglio, il responsabile della conservazione nelle PA:
- Definisce quali devono essere le caratteristiche generali del sistema di conservazione adottato;
- Gestisce e monitora l’intero processo conservativo, in modo da garantire sia l’integrità sia la leggibilità degli archivi nel tempo;
- Nel caso ci sia bisogno di produrre copie di un documento, garantisce la conformità all’originale;
- Sottoscrive il rapporto di versamento (ove richiesto);
- Sottoscrive il pacchetto di distribuzione (se previsto);
- Sottoscrive il pacchetto di archiviazione (attività obbligatoria);
- Vigila sulle procedure di versamento della documentazione agli Archivi di Stato;
- Dà supporto alle attività di verifica.
Delega
Come già detto, il responsabile della conservazione deve essere una figura interna. Però, le attività che svolge possono anche essere affidati a soggetti terzi, e in questo caso si parla di gestione documentale in outsourcing. Il responsabile della conservazione ha la facoltà di attuare tale delega, a patto che il soggetto in questione sia un conservatore accreditato presso l’AgID.
Responsabile della conservazione e responsabile della gestione documentale
Si tratta di due figure molto diverse tra loro e abbiamo già pubblicato un approfondimento sulle rispettive differenze. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione può anche essere svolto dal responsabile della gestione documentale (qualora questa seconda figura sia presente).
