Ottenere in poco tempo dei documenti digitali da documenti analogici è possibile. Grazie a strumentazioni e tecnologie altamente professionali, come i software OCR (di riconoscimento ottico dei caratteri), la scansione e l’acquisizione del materiale analogico restituisce documenti altamente fedeli all’originale.

Il valore aggiunto dell’impiego dei software di riconoscimento OCR sta nel fatto che il documento che ne deriva non è una semplice immagine grafica dell’originale, si tratta, piuttosto, di un vero e proprio documento digitale il cui testo può essere editato o rielaborato. Caratteristica fondamentale anche nel caso in cui i documenti sottoposti a digitalizzazione debbano essere utilizzati attraverso ricerca di termini chiave.

I software di riconoscimento OCR più progrediti, in aggiunta al riconoscimento ottico dei caratteri, mantengono l’impaginazione, creando una copia perfetta dell’originale con il plus della possibilità di gestire il testo.

Spesso si pensa che le esigenze di gestione documentale e digitalizzazione degli archivi possano essere soddisfatte da semplici software OCR in versione freeware e disponibili nella rete. Ma, il buon esito del passaggio al digitale di documenti analogici dipende dalla qualità del software impiegato, così come delle altre strumentazioni impiegate nell’operazione (si pensi agli scanner).

Soprattutto ove si tratti di documenti di particolare importanza, inoltre, il lavoro automatizzato di scanner e software di riconoscimento OCR deve essere supportato da una professionalità che garantisca la qualità del risultato ottenuto.

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