Un’azienda o un professionista ha sempre la necessità di gestire un gran numero di documenti. Una necessità che -grazie alla digitalizzazione dei documenti-può diventare una risorsa, sopratutto utilizzando sistemi di riconoscimento ottico dei caratteri.
Il riconoscimento ottico dei caratteri: cosa è
Detto anche OCR (dall’inglese optical character recognition), si tratta, in sostanza, di un insieme di programmi dedicati alla conversione di documenti cartacei contenenti testo in documenti equivalenti in formato digitale. Il procedimento prevede due macro attività:
- il testo viene acquisito tramite l’utilizzo di uno scanner che trasforma il documento in un’immagine.
- il testo in tale immagine viene convertito in formati ben specifici, ad esempio ASCII e Unicode ( o sistemi di codifica più avanzati a seconda della complessità del documento)
Alla fine di queste due attività è possibile avere una perfetta copia digitale del documento cartaceo di partenza.
Come funziona: 4 fasi
Il riconoscimento, l’acquisizione ottica dei caratteri di un documento avvengono in quattro fasi fondamentali:
- Normalizzazione della pratica – fase preliminare alla lavorazione con gli scanner. Individuati i documenti da digitalizzare, si eliminano parti metalliche e piegature, si ordinano i documenti e si dispongono i fogli per l’inserimento nello scanner.
- Scansione delle pratiche – grazie all’utilizzo di scanner professionali, i documenti vengono acquisiti su un supporto ottico, creando un database di immagini digitali. Durante questa fase, le immagini vengono verificate e pulite e si provvede all’eliminazione di eventuali fogli bianchi.
- Creazione file indice – durante l’acquisizione delle immagini, è possibile creare un file indice che permette di organizzare le immagini in maniera logico/sequenziale, in modo da agevolarne il reperimento.
- Release delle immagini – le immagini acquisite vengono rese disponibili agli operatori informatici. Possono essere utilizzate -a tal fine- diversi supporti digitali, come CD-ROM, FTP, DVD o altro.
Programmi per l’archiviazione
Terminati il riconoscimento ottico dei caratteri e la digitalizzazione, il passaggio successivo è ricorrere a un programma per archiviare documenti, che permette di archiviare i documenti in entrata per poi smistarli verso l’ufficio o il reparto di competenza.
In quest’ambito specifico, Piuma e Alfresco sono due dei tra programmi più utilizzati:
- Alfresco. Piattaforma di Content & Document Management che permette una gestione ottimale dei documenti e dei contenuti aziendali.
- Piuma. Completo, flessibile e personalizzabile, consente una gestione ottimale di tutte le attività connesse alla gestione documentale, dal protocollo all’archiviazione.
