Come risparmiare / ridurre / eliminare carta in ufficio? 5 step per riuscirci

La digitalizzazione, inutile negarlo (e, si spera, superfluo ribadirlo), ha portato tanti miglioramenti nella vita di tutti i giorni e nello svolgimento del lavoro quotidiano. Non è soltanto questione di efficacia e semplicità ma anche di risparmio. Un risparmio che può fare la differenza nella gestione del bilancio di un’azienda o una pubblica amministrazione.

Come fare per risparmiare, ridurre o, più drasticamente, eliminare del tutto la carta in ufficio? La strada per riuscirci è quella della digitalizzazione dei documenti cartacei. Una strada che, però, va intrapresa con metodo, consapevolezza e competenza. E lungo tale percorso, vi guideranno questi cinque step, da seguire esattamente in quest’ordine.

Temi:

• Regole tecniche per i documenti digitali
• Firma elettronica
• Workflow documentale
• Archivi digitali
• Digitalizzazione dei processi
• Processi paperless: videoinfografica

1. Regole tecniche per i documenti digitali

Si comincia, in un certo senso, dalla base. Se i documenti cartacei devono essere digitalizzati, allora, sia che si tratti di una pubblica amministrazione, sia che si tratti di un’azienda privata, occorre dotarsi internamente di modalità condivise per la loro creazione: modalità che riguardano, ad esempio, il formato dei file e i programmi da utilizzare per crearli.

Da questo punto di vista, un utile punto di riferimento è rappresentato dalle Regole tecniche per la creazione dei documenti informatici.

Approfondimento: Regole tecniche del documento informatico: le indicazioni per le PA

Tali regole sono obbligatorie nella pubblica amministrazione ma possono aiutare anche chi lavora nel settore privato: all’interno c’è una sorta di panoramica su formati, strumenti, informazioni minime, conservazione, condivisione dei documenti realizzati in digitale.

2. Firma elettronica

Creato il documento, si pone un’altra questione, assolutamente non secondaria: qual è il valore legale di un documento digitale? In effetti, un documento digitale deve essere valido a tutti gli effetti, proprio come se si trattasse di un documento cartaceo. E proprio come se si trattasse di un documento cartaceo, per renderlo valido occorre apporre una firma.

Approfondimento: Cos’è la firma elettronica: facciamo un po’ di chiarezza

Solo che, di conseguenza, di parla di firma elettronica. Un processo che, per fare in modo che il documento digitale acquisisca pieno valore legale, deve necessariamente rispettare procedure e normative ben precise.

E se non si possiedono strumenti di firme elettroniche e c’è il bisogno di ottenerne una, BNext-Sign è la soluzione.

3. Workflow documentale

Documenti in entrata e documenti in uscita: semplificando (e moltissimo), la gestione dei documenti è tutta qui. Però, come è facile da intuire, la gestione documentale cambia, e sensibilmente, se si passa dall’invio/ricezione di documenti cartacei all’invio/ricezione di documenti digitali.

Approfondimento: Workflow documentale: come migliorare i processi aziendali

In altre parole, nel passaggio dal documento cartaceo al documento digitale, bisogna anche ripensare, e integralmente, tutto il processo di workflow documentale. Il che significa ripensare le modalità di produzione, autenticazione, protocollazione, modifica, condivisione, conservazione e cancellazione dei documenti digitali.

4. Archivi digitali

Anche se si passa dal documento cartaceo al documento digitale, un elemento non cambia: la conservazione dei documenti resta un obbligo per determinate tipologie documentali. Cambiano, ovviamente, gli “spazi” della conservazione, che da fisici (i vecchi archivi con scaffali e scatoloni) diventano digitali.

Approfondimento: conservazione digitale in outsourcing

È qui che entra in gioco la conservazione digitale. Ovvero un insieme di processi e tecnologie che ha uno scopo ben preciso: rendere i documenti digitali sempre reperibili e assicurarne leggibilità, autenticità e, soprattutto, integrità nel tempo (o, almeno, per tutto il tempo obbligatorio di conservazione documentale).

5. Digitalizzazione dei processi

L’intero percorso è partito dal caso più particolare per arrivare a un livello più generale: per ridurre del tutto la carta in ufficio, bisogna pensare alla digitalizzazione di tutti i processi core di un’azienda o di una pubblica amministrazione.

Approfondimento: Digitalizzazione dei processi: tra dematerializzazione e automazione

Le parole d’ordine, in questo caso, sono due: dematerializzazione e automazione dei processi, che riducono i tempi e rendono il lavoro più sicuro ed efficiente.

Processi paperless: videoinfografica

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