In tempi di crisi, il risparmio è una parola d’ordine a tutto campo. Soprattutto per le aziende che vogliono ridurre al minimo le spese superflue e che vogliono incrementare la propria competitività. Dalla gestione del magazzino, alle nuove politiche distributive o all’apertura di nuovi mercati (magari con un e-Commerce), gli stratagemmi sono molti. Spesso, però, si può partire da molto più vicino: dalla dematerializzazione documentale.

In pochi sono i responsabili delle aziende che pensano alla dematerializzazione documentale quale soluzione. In pochi, infatti, si rendono conto di quanto gravi sui bilanci la produzione e la gestione di un singolo documento cartaceo. C’è chi ha calcolato che ciascun foglio di qualche rilevanza che circola in azienda può arrivare a costare attorno ai 2 € l’anno. In questa cifra, alcune stime hanno ricondotto un 40% di costo del personale dedicato alla gestione e all’archiviazione del documento.

Oltre il costo in se stesso, dunque, la gestione documentale cartacea comporta anche l’immobilizzazione di risorse umane in un’attività non direttamente produttiva e, spesso, anche inutile. Infatti, in media, solo il 6% dei documenti gestiti in un’azienda è consultato più di una volta.

Secondo la stima dell’Osservatorio sulla fatturazione elettronica del PoliMi è stato calcolato che la dematerializzazione dei processi di gestione documentale porta a un risparmio che può superare l’80% dei costi relativi alla gestione documentale cartacea.

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