Semplificare i processi aziendali: 5 consigli per riuscirci davvero

I vantaggi della semplificazione sono tanti ma possono essere riassunti in due concetti: minori spese e maggiore efficienza. Che si traducono in un indiscusso vantaggio competitivo nel mondo del lavoro. Ma tra il dire e il fare, come si suol dire, c’è di mezzo una cosa: rivolgersi ai giusti professionisti.

Semplificare i processi aziendali dovrebbe essere un obiettivo per qualsiasi impresa. Come riuscirci davvero? Come approfittare subito dei tanti vantaggi che una scelta del genere può apportare? Ecco quali sono i cinque consigli da seguire.

Temi:

1. Digitalizzazione dei processi
2. Revisione dei workflow documentali
3. Smart working
4. GDPR compliance
5. Back office e gestione del magazzino in outsourcing

1. Digitalizzazione dei processi

Digitalizzare significa semplificare. E la Business Process Outsourcing può essere considerata come la macro-attività da svolgere per permettere all’azienda di rendere i propri processi più semplici ed efficienti, e di risparmiare sulle attività svolte quotidianamente sia in termini di tempo sia in termini economici.

In sostanza: quali sono le azioni da svolgere per digitalizzare i processi aziendali? La risposta può essere data facendo appello a due concetti.

• Automazione. Se un’attività può essere programmata in modo che si svolga in un determinato momento e in un determinato modo, va da sé che quell’attività porta via meno tempo e la risorsa può essere allocata a svolgere qualche altra mansione. Inoltre, grazie all’automazione si riesce a ridurre, e in maniera sensibile, l’incidenza dell’errore umano, sempre dietro l’angolo, sulla qualità del lavoro finale.
• Dematerializzazione. Prima c’era la carta, o, in generale, il supporto digitale. Come un documento cartaceo, una foto, un libro. Che richiedono tempo a spazio per essere gestiti. Tutte le informazioni contenute su supporto analogico possono essere semplicemente digitalizzazione, quindi sempre disponibili e conservabili in un “ambiente digitale” (come un PC, un server, un cloud data center).

Due processi che convergono verso un traguardo comune: niente più carta per lo svolgimento del lavoro quotidiano.

2. Revisione dei workflow documentali

I documenti, a ben vedere, sono il racconto della vita aziendale. Tutto ciò che un’impresa fa viene raccolto in una data documentazione: fatture, contratti di acquisto, contratti di vendita, bilanci. Se i flussi documentali si fermano, ecco che anche l’azienda si ferma. Inevitabilmente.

Il workflow documentale di un’azienda può essere semplificato e reso più efficiente:

• Identificando i documenti. Quali sono i documenti sensibili, quelli davvero importanti per la vita dell’azienda? Questa operazione preliminare è assolutamente fondamentale, perché per ogni tipologia documentale ci sarà bisogno di individuare il workflow più efficace (ad esempio, il workflow delle fatture sarà diverso da quello dei contratti di acquisto).
• Individuando i responsabili dei workflow. Quali sono le risorse e le professionalità coinvolte in un dato workflow? Quale ruolo devono svolgere? E come? Definire bene chi deve far parte di un determinato workflow e chi no contribuisce a semplificare i processi di invio/ricezione dei documenti.
• Definendo i flussi. Definiti i documenti e individuate le professionalità che devono essere coinvolte nella loro lavorazione, viene il momento di stabilire le modalità per produzione, autenticazione, protocollazione, modifica, condivisione e conservazione dei documenti (ed eventualmente della loro conservazione).

In tutte e tre queste fasi, un software cloud di gestione documentale offre un impareggiabile aiuto.

3. Smart working

Riduzione dei costi per l’azienda, e maggiori possibilità di conciliare vita lavorativa e vita privata: questi sono solo alcuni dei tanti vantaggi dello smart working. Quindi, anche il lavoro agile, a pieno titolo, può essere incluso tra le attività che favoriscono la semplificazione dei processi aziendali.

Per implementare il lavoro agile, occorrono (almeno) questi strumenti:

• Firma elettronica, per dare valore legale ai documenti digitali;
• Programmi per la collaborazione tra le risorse che lavorano lontano dall’ufficio, come Alfresco e Piuma;
• Conservazione digitale, per proteggere i documenti creati in digitale ed assicurarne la validità nel tempo;
• Cloud data center, una infrastruttura ICT virtuale, completamente ridondata, gestita e monitorata da professionisti qualificati.

Per implementare correttamente tali strumenti, meglio affidarsi a dei professionisti:

Approfondimento: Bucap: le migliori soluzioni per lo smart working

4. GDPR compliance

La semplificazione dei processi aziendali passa anche per la GDPR compliance. Non è un paradosso: per quanto il General data protection regulation sia visto come complesso (ed effettivamente è così), implementare dei processi aziendali perfettamente GDPR compliant è un fattore di semplificazione.

E rappresenta un fattore di semplificazione perché permette a tutta l’azienda di sapere come comportarsi per la gestione dei dati personali di soggetti esterni all’azienda. In tal modo:

• Si velocizzano le modalità di richiesta di trattamento dei dati personali;
• Si indicano con precisione le modalità per la revoca del consenso dei dati personali.

Del resto, ormai essere GDPR compliant non è più una opzione ma una necessità. Sia nel settore pubblico sia nel settore privato.

5. Back office e gestione del magazzino in outsourcing

Back office in outsourcing

Selezione dei documenti, data entry, acquisizione/generazione/aggiornamento documentale, conservazione dei documenti: il back office è vitale per qualsiasi azienda. E può essere reso molto, molto più semplice ed efficiente esternalizzandolo a professionisti qualificati.

Approfondimento: Servizi di back office e outsourcing dei processi

Gestione del magazzino in outsourcing

Beni o merci da immagazzinare, da catalogare, da recuperare e spedire quando un cliente effettua un ordine: la gestione del magazzino è un costo, spesso oneroso, per qualsiasi azienda e, soprattutto, rappresenta un’operazione complessa da gestire. Ma anche in questo caso si tratta di un’attività che può essere notevolmente semplificata ricorrendo all’outsourcing.

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