La gestione documentale –per un’azienda- può rappresentare un onere in termini di amministrazione e di allocazione di risorse fisiche e umane. Nel caso in cui i processi legati al document management vengano automatizzati o esternalizzati, i documenti possono invece divenire una risorsa e un patrimonio informativo realmente sfruttabile.
Quali sono i servizi documentali che maggiormente snelliscono la struttura aziendale? Ecco 4 suggerimenti dagli esperti di Bucap.
Custodia e gestione degli archivi cartacei
Nonostante i processi di digitalizzazione in atto, gli archivi della maggior parte delle organizzazioni sono ancora ibridi, con tutte le criticità che ne possono conseguire. Tuttavia, l’outsourcing della gestione dei documenti cartacei libera risorse aziendali che possono essere impiegate in processi più produttivi e a maggiore valore aggiunto.
Conservazione digitale, acquisizione ottica documentale e cattura dei dati
Per normalizzare l’archivio ibrido, il primo passo da compiere è l’uniformare la tipologia di documento. La digitalizzazione attraverso acquisizione ottica documentale e la cattura dei dati, assieme alla conservazione digitale sono le due soluzioni che agevolano e conducono alla dematerializzazione documentale.
Gestione fatture passive
Il ciclo passivo della fatturazione può divenire un processo automatizzato, abbattendo enormemente i tempi di gestione ed evitando i costi derivanti dai ritardi sui pagamenti.
Protocollo informatico
Una piattaforma per l’automatizzazione dei flussi documentali è essenziale per una moderna, efficiente ed efficace gestione documentale in accordo con la normativa e le best practice.
Per un document management a prova d’errore umano.
