Ogni pubblica amministrazione, per svolgere il proprio lavoro, deve dotarsi di un sistema di conservazione dei documenti informatici. Prima di implementare tale sistema, bisogna considerare che i modelli organizzativi principali sono due.

I 2 modelli organizzativi

• Modello interno. Anche conosciuto come modello in house. Quando si opta per questa soluzione, il sistema di conservazione dei documenti informatici viene gestito direttamente all’interno della pubblica amministrazione (a patto che siano presenti figure con le opportune competenze).
• Modello esterno. Anche detta conservazione digitale in outsourcing. La pubblica amministrazione affida, in tutto o in parte, la conservazione documentale a un soggetto terzo, che può essere sia pubblico sia privato. Però, questo soggetto terzo deve necessariamente essere accreditato presso l’AgID (in ottemperanza dell’articolo 44-bis del CAD).

Responsabile della conservazione

Si tratta di una figura cardine. Ogni pubblica amministrazione -a prescindere dal modello organizzativo scelto- è tenuta a nominare un responsabile della conservazione. Il suo ruolo è decidere quali sono le politiche da attuare nell’ambito della conservazione digitale e gestirlo in maniera coerente con il modello organizzativo adottato.

È il responsabile della conservazione a decidere se delegare in outsourcing il sistema di conservazione. In questa circostanza, la delega deve essere opportunamente formalizzata, inoltre devono essere ben specificate le funzioni e le competenze affidate.

I soggetti coinvolti

Indipendentemente dal modello adottato, in materia di sistema di conservazione, i soggetti coinvolti sono tre:

• Il produttore, ovvero la persona fisica o giuridica che deve inviare il pacchetto di versamento (non deve necessariamente essere colui che ha formato il documento);
• L’utente, ovvero la persona fisica o giuridica che richiede l’accesso alla documentazione;
• Il Responsabile della conservazione, di cui si è detto prima.

La normativa

Per l’attuazione dei modelli del sistema di conservazione dei documenti informatici delle PA, la normativa di riferimento è  l’articolo 5 del DPCM 3 dicembre 2013.