Sistema di conservazione dei documenti informatici: i 3 soggetti coinvolti
Per sistema di conservazione dei documenti informatici s’intende un sistema che sia in grado di garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici (in ottemperanza a quanto stabilito dall’articolo 44 del Codice dell’amministrazione digitale). L’AgID (Agenzia per l’Italia digitale) stabilisce che, nel processo di conservazione, debbano essere coinvolti tre soggetti:
1. Il produttore
Si tratta della persona, che può essere fisica o giuridica, alla quale viene assegnato il compito di:
- Predisporre il pacchetto di versamento (la struttura informatica strutturata costituita dal documento e dati che lo descrivono)
- Inviare il pacchetto di versamento al sistema di conservazione.
Solitamente, nelle PA il produttore è il dirigente o il funzionario responsabile della gestione documentale. Inoltre, per non creare confusione, è importante specificare che il produttore del pacchetto di versamento può non essere colui che ha formato il documento (anche se i due ruoli possono anche coincidere con la stessa persona).
2. L’utente
Si tratta della persona, fisica o giuridica, che richiede l’accesso alla documentazione presente nell’archivio. L’utente può essere sia interno sia esterno al sistema di conservazione. La richiesta di accesso all’informazione è autorizzata principalmente per necessità amministrative o per finalità di controllo.
L’utente deve essere sempre autenticato. Di solito, questo ruolo è svolto da tutti i soggetti che sono autorizzati a interrogare il sistema per recuperare una determinata informazione. Un utente può essere una persona fisica, un ente o un sistema.
3. Responsabile della conservazione
Il responsabile della conservazione è la persona che:
- Definisce e applica le politiche del sistema di conservazione;
- Gestisce, in piena responsabilità e autonomia, il sistema di conservazione.
Il suo lavoro ha, essenzialmente, lo scopo di garantire conservazione, archiviazione e gestione dei documenti informatici, e di regolare i servizi di accesso ai documenti archiviati.
Il responsabile della conservazione -pur mantenendo la responsabilità in merito al Sistema di conservazione- può affidare l’intero processo ad un Conservatore esterno. In questo caso , significa che l’ente, per gestire al meglio risorse e competenze, ha optato per una gestione in outsourcing della conservazione digitale.
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