Creazione, alimentazione, sedimentazione e conservazione del fascicolo di personale sono quattro attività che il reparto amministrazione di qualunque realtà lavorativa deve compiere. Nello svolgimento di tali attività, un grande aiuto è rappresentato dal ricorso a un sistema di gestione documentale.
Una panoramica sul fascicolo di personale
- Il fascicolo di personale è l’insieme di tutti i documenti che riguardano la storia lavorativa di un dipendente all’interno di un’azienda o di un ente. A seconda dello storico del dipendente o dalla grandezza dell’azienda/ente, il fascicolo di personale può raccogliere un cospicuo numero di documenti.
- Il fascicolo di personale può essere cartaceo, digitale oppure ibrido. A seconda della tipologia, le modalità di gestione del flusso documentale possono cambiare sensibilmente.
- Ci sono dei precisi riferimenti normativi che regolano la gestione del fascicolo di personale: tra i principali, occorre almeno citare: il Decreto del Presidente della Repubblica del 10 gennaio 1957, n. 3; il Contratto collettivo nazionale di lavoro del 16 maggio 2001; il Decreto ministeriale del 30 ottobre 2002.
Sistema di gestione documentale
Per la corretta organizzazione del workflow relativo al fascicolo di personale, un prezioso contributo è rappresentato dal ricorso a un sistema di gestione documentale pensato ad hoc per questo compito.
Grazie al ricorso a un sistema di gestione documentale, infatti, è possibile:
- Reingegnerizzare il workflow documentale;
- Digitalizzare i documenti grazie all’insieme dei metadati che viene individuato in fase di analisi del fascicolo;
- Archiviare i documenti in maniera automatica;
- Visualizzare e gestire i documenti digitali;
- Consultare online il fascicolo di personale grazie alla creazione della lista di controllo degli accessi (ACL – Access Control List).
Consulenza
La complessità delle informazioni contenute in questa tipologia di fascicolo è evidente. Proprio per tale motivo, Bucap mette a disposizione dei propri clienti (enti, aziende o liberi professionisti) delle soluzioni altamente personalizzate per facilitare la gestione del fascicolo di personale.
