Come abbiamo già visto, il periodo di transizione tra il cartaceo e il digitale è quello più difficile per chi si occupa di gestione documentale: la coesistenza, nell’ambito di uno stesso procedimento, di documenti di natura mista dà vita al cosiddetto “archivio ibrido”.
Trovare le soluzioni giuste per la gestione di un archivio ibrido, significa attingere a strumenti di diversa natura: archivistici, organizzativi e informatici.
La creazione di regole e procedure coerenti e condivise in tutta l’organizzazione è fondamentale per costruire e mantenere il vincolo logico-informativo tra i documenti di uno stesso processo in ogni momento della vita del documento. Strategici, da questo punto di vista, sono i metadati, con la loro struttura di classificazione e aggregazione: la vera ossatura dell’architettura dell’archivio ibrido.
Se, da una parte, una solida organizzazione archivistica è fondamentale, dall’altra l’ausilio irrinunciabile viene anche dalle soluzioni hardware e software per la gestione documentale.
Ecco, dunque, le migliori soluzioni che concorrono alla corretta ed efficiente gestione di un archivio ibrido:
- Software e hardware per la gestione dei documenti correnti e dei workflow documentali ibridi
- Software per la gestione dell’archivio di deposito cartaceo
- Software per la gestione della conservazione digitale
Scanner e piattaforme di cattura e acquisizione dei dati sono fondamentali per porre i documenti cartacei sullo stesso piano informativo (e informatico) dei documenti digitali. Il protocollo informatico, integrato in una piattaforma di Enterprise Content Management, potrà gestire tutto il ciclo di vita attiva del documento. Un sistema di conservazione sostitutiva si occuperà, invece, della fase di conservazione a lungo termine dei documenti.
La gestione documentale e delle informazioni contenute nei documenti può anche essere una risorsa strategica per il business. Lo è sicuramente per ciò che riguarda la gestione dei documenti digitali ma, grazie alle soluzioni qui presentate, lo può diventare anche per gli archivi ibridi. Le informazioni estratte dai documenti possono andare ad alimentare il data warehouse aziendale e divenire, grazie ai sistemi di Business Intelligence, leve importanti dei processi decisionali dell’impresa.