L’obiettivo “zero carta” è uno dei propositi del processo di trasformazione digitale della pubblica amministrazione ma anche il settore privato ne gioverebbe: la conservazione dei documenti diventa più semplice e meno costosa, i workflow documentali più snelli ed efficienti. Insomma: c’è solo da guadagnarci.
Lo spreco di carta negli uffici è, diciamolo apertamente, un problema. Un problema che tutti gli impiegati/dipendenti, sia pubblici sia privati, conoscono bene e che vivono ogni giorno. Eppure, ci sono alcuni semplici ed efficaci consigli che è possibile seguire per risparmiare, ridurre e/o eliminare del tutto la carta in ufficio.
Eccoli:
Temi:
- Ridurre la quantità di carta
- Usare carta riciclata
- Fare la raccolta differenziata della carta
- Introdurre i documenti digitali
- Processi paperless
1. Ridurre la quantità di carta
Il primo consiglio potrebbe essere considerato anche il più ovvio: per ridurre lo spreco di carta, basta ridurre il consumo di carta in ufficio. Complicato? Niente di tutto questo. Basta davvero poco per poter beneficiare, fin da subito, di una sostanziale riduzione del consumo di carta.
- Più mail e meno fax. Ancora oggi, ci sono aziende e pubbliche amministrazioni che, per l’invio/ricezione di documenti (sia internamente sia dall’esterno dell’organizzazione) richiedono l’utilizzo del fax. Del fax. Che andrebbe definitivamente abbandonato a favore della più pratica ed ecologica posta elettronica certificata.
- Meno copie e più scansioni. Capita quotidianamente, durante il normale svolgimento delle attività giornaliere, che ci sia bisogno di copiare dei documenti da inviare a chi di dovere. Ebbene, perché fare una fotocopia (tra l’altro, i toner delle stampanti inquinano in maniera non indifferente) quando si può fare una scansione di quel documento e inviarla tramite mail? Basta avere uno scanner professionale per documenti e il gioco è fatto.
- Font più piccoli e stampa fronte-retro. Utilizzando un font più piccolo (ma comunque leggibile, s’intende), si riduce il numero di fogli necessari per stampare un determinato documento. Lo stesso effetto si sortisce con un altro banale accorgimento, ovvero la stampa fronte-retro (che, non ci crederete, non è così diffusa come potete pensare).
2. Usare carta riciclata
In un dato ufficio, la carta, per varie ragioni, non può essere eliminata. Ci può stare. Ma non significa che non si possa fare qualcosa per ridurne il consumo. E il qualcosa in questione è l’utilizzo di carta riciclata: si tratta di carta, per l’appunto, ricavata riciclando carta già usata in altri uffici.
In un certo senso, con la carta riciclata, un dato foglio viene utilizzando (almeno) due volte. Il che significa meno nuova carta nei cestini, meno cellulosa in circolazione, meno alberi abbattuti per poterla realizzare. L’ambiente ringrazierà e sentitamente.
3. Fare la raccolta differenziata della carta
Il terzo consiglio si ricollega, parzialmente, a quello precedente. Per due motivi:
- Predisponendo in ufficio degli appositi contenitori per la carta da riciclare, si mette in moto un processo virtuoso che porterà un altro ufficio a utilizzare carta riciclata, quindi riducendo fogli, cellulosa e alberi abbattuti;
- La raccolta differenziata della carta in un ufficio può portare a un’altra scoperta, ovvero rendersi conto che non tutta la carta (forse inavvertitamente) cestinata è da buttare ma che, anzi, può essere riutilizzata internamente, magari per prendere appunti o altre attività simili.
4. Introdurre i documenti digitali
Non è detto che debba essere fatto all’improvviso e in maniera drastica. Il documento informatico può essere introdotto gradualmente in un ufficio, un po’ alla volta. Del resto, il valore legale di un documento digitale è esattamente lo stesso di un documento cartaceo se viene gestito nella maniera più opportuna (e, s’intende, a norma di legge).
Per cominciare a introdurre i documenti digitali all’interno di un ufficio, c’è bisogno di:
- Adottare delle regole tecniche per i documenti informatici: semplificando, si tratta di adottare delle regole che tutte le persone preposte alla gestione documentale in ufficio devono seguire per la creazione, la conservazione, la condivisione/comunicazione e l’eventuale cancellazione dei documenti digitali.
- Dotarsi di firma elettronica/digitale: questo passaggio è fondamentale, la firma elettronica/digitale può essere apposta a un documento digitale (un po’ come succede con i documenti cartacei) e, da quale momento, acquisisce pieno e completo valore legale.
- Rivedere i workflow documentali: va da sé che un documento digitale si gestisce in maniera alquanto diversa da un documento cartaceo, quindi i workflow documentali interni vanno rivisti per adattarsi alle specifiche e alle caratteristiche di questa tipologia di documenti.
5. Processi paperless
L’ultimo consiglio è anche il più completo. Perché porterebbe al totale abbandono (sempre gestito in maniera graduale) della carta in ufficio a vantaggio del documento informatico e delle tecnologie digitali. Un cambiamento, per certi versi, radicale ma che porterà diversi benefici, sia economici sia di efficienza.
In altre parole: trasformare il proprio ufficio in un ufficio paperless.
A patto, però, di affidarsi ai professionisti del settore. Perché ci sono i workflow da rivedere, i vecchi documenti cartacei da digitalizzare, nuove tecnologie da implementare, risorse da formare.
Tutte questioni di cui possono occuparsi suddetti professionisti.
