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Lo standard per la conservazione digitale: il PDF/A

Da molto tempo la presentazione e la divulgazione di contenuti digitali ha uno standard de facto: il formato PDF.

Ideato nel 1991 da Adobe systems nella versione 1.7, ha ottenuto il riconoscimento de iure come standard da ISO nel 2008 con la norma ISO 32000-1:2008 Document management – Portable document format – Part 1: PDF 1.7.

Per le sue caratteristiche di portabilità, dimensione ridotta dei file e disponibilità di reader gratuiti viene utilizzato in tutto il mondo per sostituire i documenti cartacei, offrendo ottime capacità di conservazione delle caratteristiche del documento.

Va tuttavia fatto notare che esistono molti profili PDF e ognuno di questi rappresenta un’insieme esclusivo di funzionalità specifiche della famiglia PDF. Di questi solo uno è riconosciuto come standard per l’archiviazione e la conservazione, il PDF/A (PDF/Archiving).

Perché solo il PDF/A consente una perfetta conservazione dei documenti ?

Pur essendo il miglior formato per la descrizione di una pagina, il PDF in alcuni casi può non garantire una perfetta conservazione del documento. Generalmente, non essendo necessaria l’inclusione del font nel formato, il file potrebbe essere rappresentato in modi inaspettati su supporti differenti. Se a questo si aggiunge la considerazione dell’evoluzione del formato da semplice descrittore di pagina a documento ad altro contenuto tecnologico, sembra sempre più difficile poterlo considerare come standard per la conservazione dei documenti nel lungo periodo. Ad oggi infatti molte tecnologie come la firma digitale, la cifratura e la compressione personalizzabile, la possibilità di inserire codici javascript e funzionalità Business logic, se provengono da plug-ins esterni al documento o da estensioni delle specifiche ufficiali del formato, vanno a minare la garanzia di conservazione del documento.

Per la conservazione tout court si è quindi stabilito uno standard ISO, il PDF/A. Tale formato, proprio per garantire un mantenimento delle caratteristiche a lungo termine all’interno di qualsiasi ambiente tecnologico, limita le proprie funzionalità, come sottoinsieme dei profili PDF, a quelle massimamente stabili. Il PDF/A quindi non sarà mai arricchito da multimedia, non conterrà codici eseguibili o link, ne sarà possibile comprimerne il codice. A tutto questo si aggiunge per il PDF/A l’obbligo dell’inserimento del font nel documento.

Standard multiparte, il PDF/A si suddivide in due sottoinsiemi il PDF/A1-a e il PDF/A1-b. Il secondo include il primo in quanto il primo delinea le sue caratteristiche nel perfetto rispetto dello standard mentre il secondo nel rispetto minimo delle norme. Mentre quindi il primo garantisce una conservazione fino al mantenimento del livello semantico del documento, il secondo garantisce solamente la conservazione del livello visivo del file.

Indipendente dalla piattaforma,aperto e completamente documentato, auto-contenuto e auto-documentato, libero da tecnologie di protezione e limitazione e non modificabile, il PDF/A è la miglior soluzione per archivisti e record managers.

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