Poter trasformare un documento cartaceo in modello digitale, modificare il testo di un documento cartaceo senza doverlo ribattere tutto, rendere un testo ricercabile attraverso strumenti software: queste sono esigenze piuttosto diffuse in un periodo nel quale il cartaceo e il digitale coesistono. Lo strumento per fare in modo che tutto ciò sia possibile è lo scanner.
Gli scanner di largo consumo possono assolvere al compito, ma se i documenti da sottoporre a scannerizzazione sono molti o richiedono una manipolazione particolare (si pensi a testi o documenti rilegati, grandi formati o documenti di particolare valore artistico) gli hardware fanno pesare i loro limiti.
Velocità, definizione di resa, soluzioni per la scansione di grandi formati e documenti rilegati sono peculiarità di soluzioni professionali per la gestione documentale come, ad esempio, gli scanner a planetario.
Per la modifica del testo scannerizzato, però, la qualità dello scanner non è tutto. A esso dovrà essere affiancato un software per il riconoscimento del testo. I cosiddetti software OCR sono in grado di riconoscere i caratteri e le strutture di base di un documento sottoposto ad acquisizione ottica, rendendo il testo modificabile attraverso i principali software per l’editing testuale.