Go paperless è la parola d’ordine per molti uffici che vedono, giustamente, nella dematerializzazione un elemento strategico di competitività. Il primo passo compiuto da molti, per raggiungere lo scopo di abbattere le spese di cancelleria e di gestione documentale, è l’acquisto di uno scanner.

Il fai da te, infatti, è una tentazione irresistibile, soprattutto per gli uffici e per le imprese di piccole o medie dimensioni. Pensare di destinare gli sforzi del personale amministrativo alla digitalizzazione dei documenti, però, non è la soluzione atta a rendere la dematerializzazione una scelta conveniente.

Questo perché la digitalizzazione degli archivi aziendali è un’operazione complessa che non si limita alla scansione di una manciata di fogli A4 e di fatture. Una volta acquisiti i documenti in formati digitali, si dovrà procedere al controllo qualità, per evitare che, a distanza di anni, ci si possa ritrovare con documenti inutilizzabili poiché illeggibili o parzialmente indecifrabili. Può sembrare un’inezia, ma la scansione a mano e l’ottimizzazione di un volume di documenti di qualche rilievo può rendere antieconomica tutta l’operazione.

Una fase altrettanto delicata per ottenere un ufficio paperless è quella dell’indicizzazione dei documenti e la creazione di un archivio. Anche in questo caso si potrebbe procedere con l’ausilio di un software di gestione documentale gratuito per l’indicizzazione e l’archiviazione dei documenti. E, anche in questo caso, l’apparente convenienza del software freeware viene a cadere, qualora non garantisca tutti i requisiti necessari a soddisfare le caratteristiche dettate dalla normativa italiana in fatto di conservazione sostitutiva.

Per una trasformazione sicura e strategica da ufficio “incartato” a ufficio paperless, dunque, è richiesto l’intervento di personale esperto e di strumentazione (software e hardware) professionale e aggiornata.

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