Qual è il valore legale di un documento digitale? Tutto quel che c’è da sapere
La conservazione dei documenti deve essere fatta per diversi motivi. Uno di questi è che, in caso di contenzioso, i documenti, se debitamente creati e validati, possono avere un valore probatorio.
Quando si parla di documenti informatici, la normativa è frammentata e molti punti ancora non sono ben chiariti. In tale scenario, una delle domande più comuni riguarda il valore legale del documento digitale. E la risposta a questa domanda non può prescindere dalla firma digitale.
Temi:
- Il valore probatorio
- Documento informatico e firma digitale
- Articolo 20 del CAD
- Caratteristiche del documento informatico
Il valore probatorio
Qual è, quindi, il valore probatorio di un documento digitale? In quali circostanze e a quali condizioni può essere prodotto come “prova” di un fatto, come un contratto di acquisto o una fattura emessa? Si pongono due casi, ognuno dei quali necessita di specifiche.
In entrambi i casi, semplicemente, il documento digitale ha una diversa efficacia.
Documento informatico non firmato
Nel caso in cui il documento digitale non sia stato firmato con firma digitale, il suo valore probatorio e l’idoneità alla forma scritta possono essere liberamente valutati in giudizio, fermo restando che il documento, anche se non firmato, deve garantire sicurezza, integrità, qualità e immodificabilità.
Questo significa che, in giudizio, il valore probatorio di un documento digitale riguarda le caratteristiche del documento (le già citate sicurezza, integrità, qualità e immodificabilità) ma non riguarda invece l’identificabilità del firmatario.
Documento digitale non firmato: il valore legale è valutabile in giudizio ma non l’identificabilità del firmatario.
Documento informatico firmato
Il documento informatico firmato digitalmente è, per così dire, “completo”. Quindi, in caso di giudizio, non soltanto sono valutabili le sue caratteristiche di integrità, immodificabilità eccetera, ma è anche possibile identificare in maniera certa e univoca la persona che lo ha firmato.
Documento digitale firmato: il valore legale è valutabile in giudizio così come l’identità di chi lo ha firmato.
Documento informatico e firma digitale
Già da questi passaggi emerge la grande importanza che la firma digitale ha e avrà sempre di più. I documenti digitali, infatti, rimpiazzeranno completamente quelli cartacei, quindi ci sarà bisogno di strumenti, proprio come la firma digitale, che rendano tali documenti sempre più sicuri.
Al riguardo, si rimanda all’approfondimento La firma digitale: cos’è, a cosa serve e come funziona per avere una panoramica più completa delle diverse funzioni di una firma digital apposta a un documento informatico e su come fare per dotarsi di tale utilissimo strumento.
Articolo 20 del CAD
La differenza di valore legale del documento informatico firmato e del documento informatico non firmato viene specificata e ribadita dal comma 1-bis dell’articolo 20 del CAD, codice dell’amministrazione digitale. Per semplificare, tale comma sarà diviso in due parti:
Parte relativa al documento firmato
Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore.
Parte relativa al documento non firmato
In tutti gli altri casi, l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità. La data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida.
Caratteristiche del documento informatico
Infine, lo stesso CAD pone l’accento sul modo in cui è stato realizzato il documento informatico per poterne stabilire il valore legale. Perciò, affinché possa davvero avere efficacia probatoria, il documento deve essere realizzato seguendo fedelmente le Regole tecniche per il documento informatico.
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