Uno degli ambiti aziendali di maggiore utilità per l’introduzione di sistemi di dematerializzazione dei workflow è quello del ciclo attivo ordine-pagamento (in inglese: selling cycle o sales cycle).
Questo tipo di flusso documentale e operativo risponde, infatti, ai requisiti dei processi per i quali gli effetti vantaggiosi della dematerializzazione sono massimi. Il ciclo attivo è un sistema complesso che interessa e integra varie funzioni aziendali e interaziendali e che può essere ridotto a quattro aree operative:
- ordine
- consegna
- fatturazione
- pagamento
Dall’amministrazione alla logistica, dalla comunicazione alla clientela al rapporto con le banche, la dematerializzazione e l’automazione dei processi comporta evidenti vantaggi che sono stati valutati in un risparmio che oscilla tra il 70% e l’80% per ordine, il cui costo è stato stimato sui 90 euro (dati Osservatori ICT & Management della School of management del PoliMi). Integrazione efficiente dei processi, gestione documentale e amministrativa e conservazione sostitutiva: questi sono gli ambiti nei quali la dematerializzazione fornisce il proprio valore aggiunto.
Grazie all’introduzione della digitalizzazione dei workflow documentali, dell’automazione e dell’integrazione logistica, della fatturazione elettronica e della dematerializzazione dei pagamenti, il ciclo attivo può diventare un fattore di competitività aziendale di primo piano.