Zero carta è uno degli obiettivi nella trasformazione digitale della pubblica amministrazione. Ma si tratta di un processo apprezzato anche in ambito privato. Perché eliminare la carta significa risparmiare e rendere il lavoro più efficiente.
Si sente sempre più spesso parlare di ufficio paperless, vale a dire un ufficio che basa la propria operatività e la propria documentazione sulle tecnologie di dematerializzazione. Con il superamento della carta, l’ufficio ne guadagna in snellezza, in economia e in competitività. Grazie alle metodologie professionali di gestione documentale, l’amministrazione e le normali attività d’ufficio potranno viaggiare su workflow agili e diffusamente condivisi.
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Vantaggi
Ecco quali sono i vantaggi di un ufficio paperless:
- Accessibilità: i responsabili potranno accedere a qualsiasi documento in ogni momento, anche tramite accesso remoto;
- Sicurezza: l’accesso ai documenti può essere differenziato attraverso la gestione di livelli di sicurezza che definiscono la possibilità di fruizione e di gestione delle informazioni in essi contenute;
- Semplificazione: il reperimento dei documenti, nell’ambito di un ufficio paperless, è più agile grazie ai sistemi di archiviazione documentale;
- Controllo sulla gestione documentale: tenere traccia del workflow documentale è fondamentale per avere sotto controllo l’amministrazione dell’azienda e delle informazioni in entrata e in uscita;
- Migliore servizio alla clientela: l’ufficio paperless consente di liberare forza lavoro dalle attività a basso valore aggiunto, per dedicarla a perfezionare il servizio alla clientela, già reso migliore dalla rapidità di reazione acquisita dall’azienda grazie alla gestione documentale dematerializzata.
Ridurre la carta in ufficio
Se si sta pensando di adottare delle soluzioni paperless, significa una cosa ben precisa: l’obiettivo finale è risparmiare, ridurre o del tutto eliminare la carta in ufficio. Un obiettivo assolutamente raggiungibile. A patto, però, di muoversi in maniera graduale, per step.
Perché, se è vero che i vantaggi di un ufficio paperless sono allettati e si desidera approfittarne il prima possibile, non bisogna dimenticare che le informazioni ancora conservate su carta sono inestimabili. Per questo occorre procedere con cautela, competenze ed esperienza, così da evitare una irreparabile quanto grave perdita di tali inestimabili informazioni.
| 1. Adottare le regole tecniche per i documenti digitali | In un ufficio paperless, i documenti, ovviamente, non scompaiono ma diventano digitali. Lasciando momentaneamente da parte la necessità di digitalizzare i documenti cartacei in essere (se ne parlerà al punto 5), bisogna cominciare a creare i documenti direttamente in formato digitale. Ciò significa adottare internamente delle procedure condivise sui programmi da utilizzare e le modalità di creazione dei documenti.
A tal riguardo, un grandissimo punto di riferimento è rappresentato dalle regole tecniche per il documento informatico: obbligatorie nelle PA, sono molto utili anche per chi lavoro in ambito privato. |
| 2. Usare la firma elettronica | Il passaggio è semplicemente obbligatorio: se prima i documenti cartacei avevano bisogno di una firma autografa per essere validi a tutti gli effetti, adesso i documenti digitali hanno bisogno di una firma elettronica per essere validi. In altre parole, in un ufficio paperless che si rispetti la firma elettronica non può mancare.
Esistono diverse tipologie di firma elettronica: semplice, avanzata, qualificata, digitale. Ognuna di esse si differenzia per un diverso grado di sicurezza garantita. Bisogna scegliere la tipologia di firma elettronica che meglio si adatta alle esigenze dell’ufficio nel quale si lavora. |
| 3. Rivedere il workflow documentale | I documenti digitali semplificano, e tantissimo, la gestione documentale. Ciò però non implica che la loro adozione possa essere immediata. Per poter davvero approfittare di tutti i vantaggi garantiti dalla gestione documentale digitale, bisogna anche rivedere i workflow documentali interni.
Perché, ad esempio, le modalità di condivisione dei documenti cambiano, grazie alle tecnologie digitali. Rivedere l’intero processo di workflow significa riconsiderare le modalità di produzione, autenticazione, protocollazione, modifica, condivisione, conservazione e cancellazione dei documenti digitali. Solo così il futuro ufficio paperless sarà davvero efficiente. |
| 4. Allestire gli archivi digitali | Un archivio digitale è sia simile sia diverso da un archivio cartaceo. È diverso perché, ovviamente, i documenti non vengono più conservati in un ambiente fisico, all’interno di scatoloni posti su scaffali. In un archivio digitale, i documenti vengono conservati in “ambienti digitali”, che possono essere un PC, un server, un data center o in cloud.
Eppure, entrambi hanno in comune la creazione/gestione di un archivio organizzato in maniera ordinata, con un proprio vincolo archivistico (che potrebbe essere considerato un po’ come la ratio alla base della creazione di un archivio), un piano di classificazione e la registrazione ordinata di tutti i documenti/fascicoli in entrata e in uscita. |
| 5. Digitalizzare i processi | Per eliminare davvero la carta e passare a un ufficio completamente paperless, adesso rimane da digitalizzare tutti i documenti cartacei già esistenti e pensare alla digitalizzazione di tutti i processi documentali presenti in azienda. Le parole d’ordine, in questo caso, sono due: dematerializzazione e automazione dei processi. |
Processi paperless
Creare un ufficio paperless, quindi, è fattibile ma non semplice. Perché richiede anni di esperienza e grandi competenze nella gestione documentale. Quindi, meglio non improvvisarsi ma affidarsi direttamente ai professionisti del settore.
Approfondimento: Processi paperless: eliminare la carta in ufficio
