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Workflow documentale

Workflow: quale significato

Prima di affrontare l’argomento “workflow documentale” sarà utile soffermarci sulla definizione della parola workflow.
Tecnicamente con il termine workflow si intende un processo automatizzato che può avere diverse applicazioni.

Per esempio, la pubblicazione di una pagina web può subire un “workflow di approvazione” che richiede la supervisione di alcuni attori,come il caporedattore.
Pertanto il redattore redige l’articolo, il caporedattore lo approva e il direttore lo pubblica.
Questo è un esempio pratico per spiegare in modo molto semplice cosa sia il “workflow”.

Se uniamo a questa parola il termine “documentale” avremo come risultato il processo automatizzato mediante il quale un documento potrà essere acquisito, autenticato, protocollato, modificato, archiviato e, in futuro, ricercato.

Workflow documentale: quali opportunità

Automatizzare il ciclo di vita dei documenti significa snellire notevolmente l’attività di archiviazione degli stessi, fino a ridurla ad un intervento minimo che può tradursi in un solo click sul proprio computer.
Le opportunità che ne emergono sono, infatti, molteplici.
Ad oggi molti enti, sia pubblici sia privati, devono necessariamente gestire una considerevole quantità di documenti che, il più delle volte, da cartacei vengono trasformati, per esigenze di sicurezza e di legge, in digitali.
Tuttavia, però, trasformare un documento cartaceo in digitale non comporta, come immediato effetto, la sua rintracciabilità assoluta.

Affinché ciò sia possibile è necessario che per la gestione di tutti i documenti (o per la gestione di tipi di documenti uguali) sia impostata un regola che automatizzi il processo di acquisizione, catalogazione e ricerca.
Ovvero, si da vita ad un’ attività definita come Knowledge management system.

I vantaggi immediati che una simile attività comporta sono:

  • efficienza;
  • semplicità di utilizzo;
  • sicurezza nella gestione delle informazioni;
  • rapidità della ricerca dei documenti;
  • rintracciabilità dei documenti assicurata.
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