Il sito di DigitPA (www.digitpa.gov.it), l’Ente Nazionale per la Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, ha una sezione dedicata ai protocolli per la gestione dei flussi documentali. Ciascuna unità della PA che ha lavorato alla definizione e all’attuazione di un protocollo, ha pubblicato lì il proprio manuale relativo all’organizzazione e all’identificazione della buona prassi per l’amministrazione del workflow documentale.

Buone prassi che possono essere prese come spunto per organizzare e implementare, mutatis mutandis, un buon sistema di protocolli aziendali per la gestione elettronica dei flussi di documenti dematerializzati o da dematerializzare. Come sottolineato dagli esperti del settore della gestione documentale nell’ambito dell’ultimo evento OMAT, infatti, introdurre nuove tecnologie senza agire sui processi logici e strutturali aziendali (o nell’ambito delle unità della PA) apporterebbe solo un’inutile zavorra alla fluidità dei workflow già affermati.

Per fruire appieno delle potenzialità insite nella dematerializzazione dei flussi documentali, l’azienda deve cambiare passo. Ed è forse questo, il più grande ostacolo alla diffusione tra le PMI del vantaggio strategico rappresentato dalla digitalizzazione dei processi. Per affrontare questo cambiamento epocale senza ansie e per traghettare la propria azienda verso il futuro prossimo attraverso un processo senza intoppi, le aziende possono rivolgersi a tecnici esperti del settore. In tal modo, imprenditori ed esperti saranno in grado di definire e architettare un sistema di protocolli e workflow documentali adattati alle esigenze dell’azienda per una transizione senza traumi verso la gestione elettronica dei documenti.

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