Quale è il ruolo dell’ECM Enterprise Content Management System e i vantaggi apportati all’azienda
Oggi vogliamo chiarirvi il concetto di Enterprise Content Management System e farvi comprendere il ruolo strategico che svolge all’interno della gestione dei contenuti in azienda.
Vi parleremo inoltre dei principali vantaggi apportati dall’adozione di un Software di ECM nella gestione e il controllo dei dati.
Infine vi illustreremo le principali soluzioni di Software ECM presenti oggi sul mercato e offerte da Bucap, da oltre 40 anni leader nella trasformazione digitale e nella corretta gestione documentale d’impresa.
- Cosa è un Enterprise Content Management System – ECM
- Qual’è il ruolo strategico dell’ECM all’interno della gestione dei contenuti in azienda
- I 5 principali vantaggi di una soluzione ECM in azienda
- Software ECM di Enterprise Content Management System: La Soluzione di Bucap
Cosa è un Enterprise Content Management System – ECM
L’Enterprise Content Management System – ECM, è la tecnologia e l’insieme di strumenti e processi aziendali che assicurano il completo controllo sulla gestione dell’insieme di informazioni, dati e documenti scambiati all’interno di un’organizzazione. Tutto ciò attraverso: l’acquisizione, organizzazione e archiviazione di dati e documenti durante il loro intero ciclo di vita.
Qual’è il ruolo strategico dell’ECM all’interno della gestione dei contenuti in azienda
Il ruolo strategico dell’ECM – Enterprise Content Management System, all’interno di un’organizzazione è quello di assicurarsi che: la gestione dei contenuti in azienda avvenga nel pieno rispetto della normativa e degli standard di settore. Aspetto fondamentale questo che rafforza l’efficienza dei processi organizzativi e azzerare il più possibile l’errore umano di perdita o deterioramento dei contenuti e delle informazioni.
Se gestito bene un contenuto crea valore e migliora la collaborazione tra le diverse unità organizzative dell’azienda.
Tutto ciò si tramuta poi in un netto miglioramento delle performance aziendali nel lungo periodo.
I 5 principali vantaggi di una soluzione ECM in azienda
- Acquisizione digitale protetta di qualsiasi tipo di documento nativo digitale e non attraverso diverse metodologie: il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR – Optical Character Recognition), il riconoscimento intelligente dei caratteri (ICR – Intelligent Character Recognition), il riconoscimento scrittura manuale (Handprint recognition), il riconoscimento ottico dei checkbox (OMR – Optical mark recognition), il riconoscimento dei codici a barre (Barcode Recognition). Rispetto ai metodi di acquisizione tradizionale questa permette un notevole risparmio in termini di tempo e denaro, azzerando gli errori legati alla duplicazione e la difficoltà nella consultazione di dati molto spesso non corretti;
- Archiviazione dei dati all’interno di un repository, con la possibilità di aggiornare e integrare con informazioni aggiuntive i dati contenuti al suo interno, i quali vengono organizzati secondo un preciso ordine all’interno di insiemi logici flessibili quali fascicoli virtuali e cartelle;
- Individuazione e consultazione dei dati semplice e veloce, possibile anche da remoto e in qualsiasi momento, attraverso qualsiasi dispositivo utilizzato, sia esso un computer desktop o un dispositivo mobile. L’utilizzo dei metadati, permette di svolgere in poco tempo un’analisi incrociata dei dati, fornendo una visione completa e accurata dell’informazione che si sta cercando;
- Automatizzazione dei processi basati sui documenti azzerando così anche il rischio di errore umano e velocizzando processi per cui tradizionalmente si impiegava molto più tempo. Si pensi alla consegna a mano della documentazione e attività simili ora del tutto sostituite da processi che possono essere facilmente implementati nelle soluzioni di un ECM;
- Massima protezione e privacy documentale personalizzabile nel rilascio di accessi e autorizzazioni differenti ai vari componenti dell’organizzazione. Tutte le attività vengono monitorate e ne viene tenuta traccia.
Software ECM di Enterprise Content Management System: La Soluzione di Bucap
Ora, più che mai, le organizzazioni hanno bisogno di implementare una strategia di contenuto digitale in azienda. La soluzione migliore è quella di dotarsi di un software di Enterprise Content Management System da applicare magari inizialmente a una sola unità organizzativa, fino ad arrivare a interessare tutta l’azienda.
Bucap S.p.A., con oltre 40 anni di esperienza alle spalle è oggi uno dei leader indiscussi nella gestione documentale e un punto di riferimento di amministrazioni pubbliche e private. Per rispondere alle esigenze dei suoi clienti in termini di Enterprise Content Management System, Bucap propone la seguente soluzione software ECM:
- B-Next ECM la piattaforma di ECM documentale web based che si integra nativamente con l’ECM Alfresco e con il Search Engine Elasticsearch. Presenta una vasta scelta di applicazioni verticali per soddisfare le diverse esigenze tra cui la gestione paperless dei processi HR.
Per conoscere tutte le funzionalità di B-Next ECM visita la scheda prodotto.
Bucap, da oltre 40 anni offre le migliori soluzioni di Trasformazione digitale e gestione documentale per le aziende e la Pubblica Amministrazione.
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