La conservazione dei documenti fiscali è un tema che può sollevare diversi dubbi, visto che si tratta di un’operazione di grande importanza per un ente o un’azienda. Al riguardo, le informazioni necessarie da sapere sono queste tre.
1. Quali sono i documenti fiscali
Un documento dal valore fiscale è un qualsiasi documento che attesti il bene/servizio venduto e il compenso che viene corrisposto per acquistare il bene o beneficiare del servizio offerto. I principali documenti fiscali sono:
- Scontrino fiscale: viene prodotto da un registratore di cassa e attesta l’avvenuta vendita di un bene o di un servizio;
- Ricevuta fiscale: ha lo stesso valore dello scontrino ma può essere rilasciata solo da specifiche categorie, come gli artigiani;
- Fattura: diviso in parte descrittiva (dove ci sono, ad esempio, i dati del compratore e del venditore) e in parte tabellare (dove vengono riportate, tra le altre informazioni, la quantità di bene venduta e il prezzo unitario), questo documento attesta la cessazione di beni o servizi e il diritto a riscuoterne il relativo prezzo;
- Documento di trasporto: la normativa prevede che, oltre alla fatturazione elettronica, sia emesso anche il documento di trasporto, una bolla che “accompagna” i beni durante il trasporto dal venditore al compratore.
2. Tempo di conservazione
Il tempo di conservazione dei documenti fiscali può variare di anno in anno in base ai cambiamenti della normativa. Allo stato attuale, tutti i documenti fiscali, dagli scontrini al documento di trasporto, devono essere conservati per dieci anni, così da poter essere prodotti in caso di necessità.
3. Modalità di conservazione
Per quanto riguarda le modalità di conservazione, bisogna fare una distinzione ben precisa:
- A partire dal 1 gennaio 2019, la fatturazione elettronica diventa obbligatoria. Per la conservazione delle fatture elettroniche, la conservazione digitale resta la soluzione più indicata, dal momento che tali documenti vengono già prodotti in formato digitale.
- Le altre tipologie di documenti fiscali possono essere conservate o in formato cartaceo o in formato digitale (a seconda delle modalità di produzione/conservazione che vengono adottate internamente all’ente o all’azienda).
