Uno dei vantaggi della fattura elettronica riguarda l’agevole conservazione in formato digitale, dunque dematerializzato, di questo tipo di documenti. Dal recepimento delle norme indicate dalla Direttiva 45/2010/UE attraverso la Legge di stabilità 2013, vi è una certezza per ciò che riguarda i metodi di conservazione della fattura frutto di un sistema di fatturazione elettronico. Per questo tipo di documenti, infatti, è richiesta la conservazione sostitutiva in formato digitale. Le modalità di gestione di questa tipologia di fatture, dunque dovrà tener conto delle prerogative richieste per la conservazione a norma di legge:
- Imputabilità certa;
- Data certa;
- Integrità del contenuto.
Detto ciò, è importante sottolineare che la normativa internazionale ha interpretato in senso estensivo il concetto di fattura elettronica. Come si è detto nell’approfondimento Fattura elettronica: definizione secondo legge, il legislatore ha slegato l’idea dal supporto nativo del documento.
Mentre le fatture elettroniche sono soggette a conservazione esclusiva in formato elettronico, non vale lo stesso per le fatture native cartacee o digitalizzate. Esse potranno essere conservate sia in formato cartaceo che in formato digitale (sempre secondo i dettami della conservazione sostitutiva).