Fatture elettroniche: la soluzione per conservarle a norma di legge

Da quando è scattato l’obbligo della fatturazione elettronica, una delle principali difficoltà alle quali vanno incontro enti e aziende è decidere come conservarla nel modo corretto. Una perplessità comune, visto che non tutti possiedono internamente le competenze e le tecnologie per svolgere tale compito.

Sia le aziende (quindi il settore privato) sia la pubblica amministrazione (quindi il settore pubblico) hanno la necessità di conservare i documenti. Come procedere, ad esempio, con la conservazione delle fatture elettroniche? Ci sono elementi da conoscere e tecnologie da implementare.

Temi:

• Fattura elettronica: come fare?
• Normativa
• Conservazione con l’Agenzia delle entrate
• Conservazione digitale delle fatture elettroniche
• Fattura elettronica: chi è esonerato?

Fattura elettronica: come fare?

Come fare per la fatturazione elettronica? Quali sono i cambiamenti, le tecnologie e i flussi che bisogna implementare? Ecco, in breve, i punti salienti da conoscere.

• Tutte le fatture elettroniche devono essere create in formato XML (eXtensible Markup Language). Linguaggio estremamente flessibile, è in grado di adattarsi agli usi più disparati e si adatta a praticamente tutte le circostanze.
• Ogni file di fattura elettronica in formato XML deve contenere le informazioni necessarie per l’invio e la ricezione. Tra le principali: riferimenti del mittente, riferimenti del destinatario, importo fatturato, partita IVA, codice fiscale.
• Tutte le fatture elettroniche, sia verso privati sia verso la pubblica amministrazione, devono necessariamente essere inviate tramite il Sistema di interscambio, il quale verifica che il file sia stato creato correttamente e lo inoltra verso il suo destinatario.
• La trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di interscambio può avvenire secondo diverse modalità, come la posta elettronica certificata.
• Il Sistema di interscambio notifica l’avvenuta o non avvenuta consegna/ricezione della fattura elettronica e per quale motivo.
• I file delle fatture elettroniche devono essere conservati secondo quanto previsto dalla normativa di riferimento.

Normativa

I principali riferimenti normativi per la conservazione delle fatture elettroniche sono:

Articolo 2220 del Codice civile	Le scritture [contabili] devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
Articolo 43, comma 3 del Codice dell’amministrazione digitale (CAD)	I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71.
DPCM 3 dicembre 2013	Regole tecniche in materia di sistema di conservazione.
Articolo 3, comma 1 del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze del 17 giugno 2014	I documenti informatici sono conservati in modo tale che: a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità; b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno   essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.

Conservazione con l’Agenzia delle entrate

L’Agenzia delle entrate, sul sito Ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale, mette a disposizione di tutti gli utenti una serie di servizi online, completamente gratuiti, che aiutano non soltanto a gestire l’invio delle fatture elettroniche al Sistema di interscambio ma forniscono anche informazioni relativamente alla conservazione delle stesse.

Soluzione sicuramente molto pratica e comoda, presenta però un inconveniente principale: il servizio di conservazione delle fatture elettroniche dell’Agenzia delle entrate è indicato per enti o aziende di piccole dimensioni, quindi con una mole ridotta di documenti da gestire; potrebbe rivelarsi inadeguato per enti o aziende medio-grandi.

Conservazione con l’Agenzia delle entrate: consigliata solo per una mole molto ridotta di fatture

Conservazione digitale delle fatture elettroniche

La conservazione digitale è obbligatoria per le fatture elettroniche: bisogna partire da questo presupposto fondamentale. Questo perché chi si occupa della conservazione deve garantire l’immodificabilità e la reperibilità: le fatture elettroniche non devono essere in alcun modo modificate e devono essere recuperate in maniera semplice e veloce in caso di controlli.

La conservazione digitale è obbligatoria per le fatture elettroniche

Le soluzioni tecniche che si possono adottare per conservare le fatture elettroniche sono diverse ma tutte, inderogabilmente, devono garantire i due requisiti prima riportati, ovvero la reperibilità e l’immodificabilità.

Conservazione digitale in outsourcing

Qualora, sia nel settore pubblico sia nel settore privato, internamente mancassero le competenze per gestire la conservazione delle fatture elettroniche secondo quanto previsto dalla normativa di riferimento, la soluzione alla quale si può ricorrere è la:

Conservazione digitale in outsourcing

In questo modo, i professionisti del settore metteranno a disposizione le competenze e l’esperienza che mancano internamente.

NOTA: Nella pubblica amministrazione, la conservazione digitale può essere demandata unicamente a un conservatore accreditato AgID.

Fattura elettronica: chi è esonerato?

Non tutte le categorie lavorative sono obbligate a ricorrere alla fatturazione elettronica. Come si può leggere sul sito ufficiale dell’Agenzia delle entrate (Agenziaentrate.gov.it):

Sono esonerati dall’emissione della fattura elettronica solo gli operatori (imprese e lavoratori autonomi) che rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio” […] e quelli che rientrano nel cosiddetto “regime forfettario” […].

Per queste due categorie, quindi, la fatturazione elettronica può essere ancora gestita ricorrendo a documenti cartacei.

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