Come fare per adeguarsi alla fattura elettronica: un vademecum
La fatturazione elettronica comporterà la necessità di adeguarsi a diversi cambiamenti. Davvero tutti sono pronti? Le competenze tecniche da acquisire e i nuovi strumenti da utilizzare sono diversi. Ma c’è una soluzione tanto semplice quanto pratica.
Dal 1 gennaio 2019 è scattato l’obbligo della fatturazione elettronica. Obbligo che, per le aziende, i professionisti e la pubblica amministrazione, ha comportato la necessità di adeguarsi alle novità apportate dal nuovo sistema. Non tutti, quindi, sono pronti al cambiamento. Come fare per adeguarsi alla fattura elettronica?
Questo vademecum ha le risposte alle domande più comuni.
Temi:
- Formato
- Un esempio
- Come funziona tecnicamente
- Il Sistema di interscambio
- Invio della fatturazione elettronica
- I servizi dell’Agenzia delle entrate: sono davvero la soluzione?
- Chi è esente
- Difficoltà
- Spiegazione in video
- Periodo transitorio
- La soluzione: la delega a un intermediario
Formato
I file delle nuove fatture elettroniche devono essere necessariamente realizzati in formato XML. L’eXtensible Markup Language è stato scelto a tale scopo per le sue caratteristiche specifiche: si tratta di un linguaggio, infatti, estremamente flessibile che, quindi, è in grado di adattarsi a tutte le circostanze.
“La fattura elettronica dovrà essere creata in formato XML”
Per la creazione delle fatture già in formato XML, ci sono due soluzioni:
- Acquistare e implementare degli appositi software, e formare le persone che poi dovranno utilizzarlo;
- Ricorrere alla fatturazione elettronica in outsourcing (come vedremo nel dettaglio alla fine).
Un esempio
Un file di una fattura elettronica può essere, in linea di massima, diviso in tre grandi parti:
- Una sorta di intestazione, dove sono specificati i riferimenti necessari;
- Una parte header;
- Una parte body.
In ciascuna parte sono riportate informazioni come, ad esempio, l’ID del Paese e il codice destinatario per l’header, i dati generali del documento e la causale nel body. Eccone un esempio (non completo, serve solo per rendere l’idea della complessità del file).
(Fonte: Fatturapa.gov.it)
Come funziona tecnicamente
Il meccanismo alla base della fatturazione elettronica, semplificando, può essere diviso in tre grandi fasi:
1. Creazione del file
Questo è il primissimo passaggio. La fattura elettronica, cioè, deve essere necessariamente realizzata in formato Xml, quindi creando dei file come quello che si è visto prima. La creazione di una fattura elettronica in formato Xml richiede precise competenze tecniche e l’utilizzo di specifici software.
2. Invio/ricezione del file
Il file deve essere inviato direttamente al Sistema di interscambio. Sarà tale sistema, poi, a inoltrare la fattura direttamente al legittimo destinatario, e a inviare la relativa notifica a chi l’ha inviata. Tutto questo, ovviamente, a patto che la fattura elettronica sia stata compilata correttamente.
3. Conservazione
A questo punto, la fattura elettronica va conservata. Benché non sia strettamente obbligatorio, sarebbe preferibile che questa fase, sempre molto delicata, fosse svolta seguendo le modalità della conservazione digitale.
Il Sistema di interscambio
In un certo senso, è possibile dire che questo è il vero “cuore” della fatturazione elettronica. Il Sistema di interscambio (la cui gestione è compito dell’Agenzia delle entrate) è il sistema informatico che si occupa della ricezione e dell’invio delle fatture elettroniche.
Si tratta di un sistema completamente automatizzato che, oltre a gestire l’invio e la ricezione, si occupa anche di verificare che le fatture elettroniche siano state compilate nel modo corretto. Qui di seguito è possibile trovare il flusso di messaggi e i vari esiti:
(Fonte: Fatturapa.gov.it)
Invio della fatturazione elettronica
La trasmissione della fatturazione elettronica al Sistema di interscambio può avvenire in base a cinque diverse modalità:
- Posta elettronica certificata (PEC). I file FatturaPA e i file archivio possono essere inviati tramite allegati. La PEC è uno strumento assolutamente sicuro, visto che garantisce la totale valenza legale dell’invio.
- Avendo a disposizione delle credenziali di accesso, il Sistema di interscambio mette a disposizione una specifica interfaccia per inviare i file necessari.
- SDICoop-Trasmissione. Per i servizi di cooperazione applicativa, bisogna accreditarsi presso il Sistema di interscambio tramite l’applicazione Accreditare il canale.
- La trasmissione delle fatture elettroniche tramite sistema FTP è indicato soprattutto per chi deve inviare/ricevere una mole ingente di fatture.
- SPCoop-Trasmissione. Anche per utilizzare il Sistema pubblico di connettività (SPC) bisogna prima accreditarsi sul Sistema di interscambio tramite l’applicazione Accreditare il canale.
I servizi dell’Agenzia delle entrate: sono davvero la soluzione?
L’Agenzia delle entrate mette a disposizione tutta una serie di servizi per la creazione, l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche. Sul sito Ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale, è possibile accedere a tali servizi previa registrazione.
Nell’immagine in alto è possibile vedere quali sono le informazioni necessarie per potersi registrare. Ma i servizi dell’Agenzia delle entrate sono indicati solo se si ha un numero esiguo di fatture annuali da gestire. Se il numero di fatture è medio-alto, allora bisogna ricorrere ad altri sistemi.
“I servizi dell’Agenzia delle entrate sono consigliati solo se il numero di fatture annuali da gestire è minimo”
Chi è esente
L’obbligo, comunque, non riguarda tutti. Ci sono, infatti, delle precise categorie lavorative esentate dalla fatturazione elettronica. Si tratta, per la precisione, di coloro che possono usufruire:
- Del regime dei minimi;
- Del regime forfettario.
Soltanto in questi due casi specifici, i soggetti interessati possono continuare a gestire la fattura con la vecchia modalità. Queste categorie lavorative, ogni anno, non possono superare un determinato fatturato. Per maggiori informazioni in merito, si rimanda all’approfondimento Fatturazione elettronica: chi non è obbligato.
Difficoltà
Si sarà capito: il problema è che, internamente, enti, aziende e professionisti potrebbero non avere le competenze e gli strumenti necessari per gestire al meglio la fatturazione elettronica. Eppure, si tratta di un obbligo al quale, e in tempi brevi, occorrerà adeguarsi:
“Non tutti hanno le competenze e gli strumenti per gestire la fattura elettronica”
Spiegazione in video
In questo video, gli esperti del Sole 24 Ore spiegano, in parole semplici, quali sono i cambiamenti, i vantaggi e gli aspetti sui quali bisognerà aggiornarsi:
Periodo transitorio
L’Agenzia delle entrate ha comunicato, qualche tempo fa, che è previsto un periodo transitorio dal 1 gennaio al 3 maggio 2019. In questo periodo, come si può leggere dall’avviso ufficiale:
“l’Agenzia delle Entrate procederà alla temporanea memorizzazione delle fatture elettroniche che la interessano in qualità di cedente/prestatore o cessionario/committente, in conformità alle indicazioni ricevute dal Garante per la protezione dei dati personali, esclusivamente al fine di realizzare le seguenti funzionalità:
- acquisizione di alcuni dati di natura fiscale contenuti nelle fatture elettroniche […]
- realizzazione di un servizio facoltativo attraverso il quale avrà la possibilità di consultare o scaricare i file XML delle fatture emesse e ricevute attraverso SDI nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate […]”
La soluzione: la delega a un intermediario
La soluzione più pratica e veloce è data dalla fatturazione elettronica in outsourcing. In pratica, si tratta di affidare (tutto o in parte) il processo a un intermediario autorizzato che si occuperà della compilazione e dell’invio dei file tramite il Sistema di interscambio.
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