La fatturazione elettronica diventerà obbligatoria a partire dal 1 luglio 2018 per alcune categorie per poi, mano, estendersi sia al settore pubblico sia al settore privato. In particolare, è dalle aziende che sono state sollevate perplessità circa il formato di conservazione delle fatture elettroniche. Perplessità alle quali ha risposto l’Agenzia delle entrate dando l’ok all’uso del formato PDF.

Il Sistema di interscambio (SdI)

Il Sistema di interscambio è lo strumento che gestisce le fatture elettroniche da e verso la pubblica amministrazione. Il sistema, in pratica, riceve le fatture nel formato FatturaPA, controlla che i file ricevuti siano stati creati con tutte le caratteristiche e le specifiche richieste, e poi inoltra le fatture, dopo le opportune verifiche, agli specifici destinatari.

Le perplessità e le difficoltà delle aziende nascono proprio in merito al formato delle fatture elettroniche. La FatturaPA, in sostanza, è un formato Xml (eXtensible Markup Language), un metalinguaggio con dei marcatori che definiscono le informazioni contenute nel file. Non tutte le aziende hanno le competenze per la gestione e la conservazione di file in formato Xml.

Tempo di conservazione dei documenti

Ci sono dei documenti che vanno conservati per uno specifico lasso di tempo prima di poter essere eliminati, come le polizze vita o i documenti che attestano la compravendita di un immobile. Questo vale anche per le fatture elettroniche, che devono essere conservate per dieci anni, così da essere presentate in caso di necessità (come per eventuali controlli).

Conservare tali documenti in Xml, per diverse aziende, si potrebbe rivelare difficoltoso.

Ok al PDF

L’Agenzia delle entrate ha risolto il problema dando il via libera all’utilizzo del formato PDF per la conservazione delle fatture elettroniche. Le aziende devono comunque inviare la fattura elettronica in formato Xml al Sistema d’interscambio. Poi, una volta che il Sistema d’interscambio restituisce all’azienda la fattura sempre in formato Xml, questa può essere convertita in formato PDF e poi conservata internamente secondo le modalità che l’azienda decide di adottare per la conservazione dei documenti.

Qualora l’azienda non possedesse le competenze e gli strumenti per gestire l’invio della fattura elettronica al Sistema di interscambio, può ricorrere alla fatturazione elettronica in outsourcing, affidandosi quindi a un intermediario esperto per la generazione e la comunicazione del file in Xml.