Dal 1 luglio si è ufficialmente entrati nell’era della fatturazione elettronica, che a partire dal 1 gennaio 2019 diventerà obbligatoria sia in ambito privato sia in ambito pubblico. Fatturazione elettronica che, tanto per le aziende tanto per le pubbliche amministrazioni, comporta una necessità: quella di dover ricorrere, per la gestione di tali fatture, alla conservazione digitale (precedentemente nota come conservazione sostitutiva).

Cos’è la conservazione digitale

Accessibili, utilizzabili, autentici e reperibili: in qualsiasi archivio digitale, tutti i documenti devono avere queste quattro caratteristiche. Ed è esattamente questo lo scopo della conservazione, digitale: uno scopo che si raggiunge tramite l’adozione di specifiche regole, procedure e tecnologie.

Regole, procedure e tecnologie che, se adeguatamente applicate, permettono di realizzare un sistema di conservazione a norma, secondo le indicazioni contenute nel Codice dell’Amministrazione Digitale (d. lgs. n.82/2005) e nelle Regole Tecniche in materia di conservazione.

In questo modo, è sempre possibile sapere, ad esempio;

• Chi ha prodotto il documento;
• Quando il documento è stato prodotto;
• Qual è il suo contenuto;
• Per quanto tempo resterà valido;
• Dove si trova il documento.

Le problematiche

La conservazione digitale richiede un radicale cambiamento di paradigma, un cambiamento che, ancora oggi, stiamo vivendo: quello del passaggio dal documento cartaceo al documento digitale. L’obiettivo è di arrivare a non utilizzare più la carta per la gestione documentale.

Questo cambiamento di paradigma richiede anche specifiche:

• Tecnologie;
• Competenze.

Tecnologie e competenze che, però, non tutti gli enti e non tutti le aziende hanno a disposizione, ma di cui dovranno dotarsi entro il 1 gennaio 2019 o non potranno adeguarsi alle nuove necessità imposte dalla fatturazione elettronica.

La soluzione

Le aziende e le pubbliche amministrazioni che non dispongono internamente delle tecnologie e delle competenze per gestire la fatturazione elettronica possono ricorrere una semplice soluzione: la conservazione digitale in outsourcing.