Firma digitale e correttezza formale della fattura elettronica

Due strumenti, il primo impiegato da anni in tutti i settori lavorativi, il secondo invece diventato obbligatorio a partire dal 1° gennaio 2019, che in determinate circostanze dovranno essere utilizzati in maniera integrata. Ecco quali sono le cose da sapere.

Con l’obbligatorietà della fatturazione elettronica, oltre al cambiamento in quanto tale comportato da questa evoluzione, anche altri strumenti, man mano, cambieranno, in tutto o in parte, la loro funzione. E uno di tali strumenti è rappresentato proprio dalla firma digitale.

Temi:

• Cos’è e come funziona la firma digitale
• Correttezza della fattura elettronica e firma digitale
• Obbligatorietà della firma digitale
• Fatturazione elettronica: chi non è obbligato
• Creare una firma digitale
• Fatturazione elettronica: come fare?

Cos’è e come funziona la firma digitale

Per chi non lo sapesse, la firma digitale è una tipologia di firma elettronica che, apposta a un documento, ne garantisce autenticità, integrità, affidabilità e validità legale. Come spiega questo video della Camera di commercio Milano, Monza Brianza, Lodi:

Correttezza della fattura elettronica e firma digitale

Con l’introduzione della fatturazione elettronica, tutte le fatture dovranno necessariamente passare per il Sistema di interscambio, che si occuperà di:

• Verificare che i file siano stati generati correttamente e nel formato richiesto;
• Inviare i file verso gli specifici destinatari.

È soprattutto sul primo punto che bisogna soffermarsi. Affinché le fatture elettroniche siano considerate correttamente create, occorre che siano realizzate in formato Xml (eXtensible Markup Language).

Ebbene, la correttezza formale della fattura elettronica non è legata, in alcun modo, all’eventuale presenza della firma digitale. Questo punto è estremamente importante da specificare perché ancora in molti fanno confusione. La firma elettronica resta (come vedremo in seguito) un fattore importante in casi specifici ma non preclude, minimamente, l’eventuale correttezza formale di una e-fattura.

“La correttezza della fattura elettronica non è legata alla firma digitale”

Obbligatorietà della firma digitale

In quali casi la firma digitale è obbligatoria per la fatturazione elettronica? E in quali, invece, la firma digitale può essere evitata per l’invio al Sistema di interscambio? La casistica si riduce, semplicemente, a due circostanze.

Firma digitale obbligatoria

La firma digitale è obbligatoria per le fatture verso e dalla pubblica amministrazione. In altre parole, la firma digitale diventa uno strumento indispensabile per poter ricevere o emettere fatture con le PA.

“Firma digitale: obbligatoria per le fatture verso e dalla PA”

Firma digitale non obbligatoria

La firma digitale non è obbligatoria per le fatture tra privati. Privati, vale la pena ribadirlo, che, anche se possono fare a meno della firma digitale, devono comunque ricorrere al Sistema di interscambio per l’emissione e le ricezione delle fattura.

“Firma digitale: non obbligatoria per le fatture tra privati”

Benché non sia obbligatoria, la firma digitale rappresenta comunque una garanzia in più che il file inviato non sia stato in alcun modo alterato.

Fatturazione elettronica: chi non è obbligato

Non tutte le categorie lavorative dovranno adeguarsi a questo cambiamento. Infatti, c’è anche chi non è obbligato a passare alla fatturazione elettronica. Si tratta, per la precisione:

• Dei contribuenti minimi (regime introdotto nel 2007);
• Dei contribuenti forfettari (regime introdotto nel 2014 e poi riformato nel 2015).

In entrambi i casi, le specifiche categorie lavorative non devono superare determinati livelli di reddito.

Caratteristiche per accedere al regime dei minimi:

• Ricavi presunti pari o inferiori a 30mila euro;
• Non aver effettuato cessioni all’esportazione;
• Non avere né dipendenti né collaboratori;
• Non aver erogato utili ad associati;
• Non aver acquistato, nel triennio precedente, beni strumentali per più di 15mila euro.

Caratteristiche per accedere al regime forfettario

Anche per accedere al regime dei contribuenti forfettari, la soglia di ricavi non deve superare un determinato limite ma, in questo caso, le soglie variano in base al settore lavorativo. Fino al 31 dicembre 2018, le soglie erano:

Settore	Soglia di ricavi
Costruzioni, immobiliari	25mila
Commercio (intermediari)	25mila
Commercio ambulante altri prodotti	30mila
Attività dei professionisti	30mila
Altre attività	30mila
Commercio ambulante (alimenti e bevande)	40mila
Alimentari, bevande	45mila
Commercio (ingrosso e dettaglio)	50mila
Servizi alloggio e ristorazione	50mila

Dal 1° gennaio 2019, la soglia, per tutti i settori, sale a 65mila euro.

Creare una firma digitale

Obbligatoria per le fatture verso la pubblica amministrazione, non obbligatoria ma comunque consigliata tra privati, adesso la necessità è un’altra: come fare per creare una firma digitale? La soluzione migliore è rivolgersi ai prestatori di servizi fiduciari qualificati autorizzati dall’AgID, che sono garanzia di efficienza e affidabilità.

In cosa consiste, “fisicamente”, una firma digitale? In generale, le tipologie principali sono queste due:

• Una smart card, con lettore e apposito programma di lettura da installare sul computer, che appone la firma a un documento digitale;
• Un token USB con SIM card e software di lettura.

La firma elettronica: forte o leggera?

Qui bisogna chiarire un punto sul quale, spesso, si fa confusione. Esistono due grandi tipologie di firma elettronica, ovvero forte e leggera. La differenza è facilmente spiegabile:

• La firma elettronica forte ha valore legale;
• La firma elettronica leggera non ha valore legale.

La firma digitale è sempre una firma elettronica forte. Dal punto di vista professionale e pratico, è indubbio che sia sicuramente lo strumento più utile.

Fatturazione elettronica: come fare?

E qualora enti, aziende e liberi professionisti non fossero ancora pronti ad adempiere tutti gli obblighi previsti dalla fatturazione elettronica? In questo caso, c’è una soluzione molto semplice: ricorrere alla fatturazione elettronica in outsourcing.

I vantaggi dell’outsourcing, infatti, sono diversi. Perché sarà direttamente il fornitore del servizio a:

• Mettere a disposizione le competenze, l’esperienza e la tecnologia;
• Creare i file fattura in formato Xml;
• Gestire l’invio e la ricezione del file verso e dal Sistema di interscambio;
• Creare o apporre (a seconda dei casi) la firma digitale.

Una sola soluzione che risolve tutti i possibili problemi.

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