Fattura elettronica alle PA scartata dal SDI: ecco cosa comporta
Abbiamo visto che esistono varie tipologie di notifiche che il Sistema d’interscambio può rilasciare quando viene inoltrata una fattura elettronica alle PA.
I dubbi che ruotano attorno alla procedura di fatturazione elettronica alla pubblica amministrazione sono ancora molti e legittimi. Tra i tanti, eccone uno che vogliamo chiarire in questi approfondimenti offerti da Bucap: cosa succede quando una fattura elettronica viene scartata dal SDI? La fattura deve darsi per emessa? Deve essere conservata in un sistema di conservazione digitale?
C’è da fare un necessario preambolo alla soluzione della questione: per “scartata” si intende una fattura che viene rifiutata dal sistema d’interscambio perché esistono vizi formali, per tale motivo il documento non viene inoltrato alla PA destinataria. La procedura, dunque, s’interrompe prima della consegna e il documento non viene messo a disposizione del soggetto ricevente.
In tale caso la fattura deve darsi per non emessa, come indicato dal Dl 11 dicembre 2012 n° 216: “La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.”
Poiché la fattura elettronica nei confronti della PA scartata dal SDI non si considera emessa, non dovrà essere avviata a conservazione digitale.
Un’altra questione riguarda, invece, le fatture rifiutate da parte della PA destinataria, ossia le fatture che siano state trasmesse da parte del Sistema d’Interscambio alla PA, ma che l’ente abbia rigettato rilasciando una comunicazione facoltativa di rifiuto contabile per varie ragioni.
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Conservazione documentale: servizio di tenuta archivi cartacei a norma di legge
La corretta tenuta e archiviazione dei documenti cartacei è un’attività che richiede molte risorse:
- Risorse umane: il personale addetto alla gestione dell’archivio deve essere competente e sempre aggiornato sulla normativa relativa alla conservazione documentale e della privacy (nel caso in cui i documenti conservati racchiudessero dati sensibili).
- Risorse di spazio e oneri di sicurezza: come ben sa chi gestisce un archivio analogico la sedimentazione dei fogli di carta e dei faldoni può richiedere ampi spazi. I locali destinati ad archivio, inoltre, devono essere adeguati alle normative sulla sicurezza. Infatti la custodia dei documenti deve essere improntata sul principio della riduzione al minimo dei rischi di smarrimento e distruzione (o deterioramento) dei dati conservati.
- Risorse di tempo: la gestione di un archivio cartaceo richiede tempo per l’archiviazione e la gestione del ciclo di vita del documento archiviato.
Per sollevare la struttura da questi costi, pubbliche amministrazioni e organizzazioni private, come aziende, studi professionali, banche e assicurazioni, possono puntare su un servizio professionale di tenuta degli archivi cartacei: la risposta a norma di legge a un’incombenza che può distrarre da investimenti più produttivi delle risorse impiegate.
Che si parli della tenuta dell’archivio corrente, di deposito o storico un buon servizio di gestione di un archivio cartaceo può garantire i migliori standard per ciò che riguarda i requisiti tecnici dei locali, la preparazione del personale e la salvaguardia dei documenti depositati.
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