La fatturazione elettronica è una novità alla quale tutte le aziende dovranno adeguarsi. Una novità che comporterà non pochi cambiamenti. Questo piccolo vademecum con le cose più importanti da sapere in merito vuole dare le informazioni principali per gestire tale cambiamento nel modo migliore.

Obbligatorietà

L’obbligatorietà della fatturazione elettronica anche per i privati sarà introdotta in fasi successive. Le aziende, quindi, dovranno fare in modo, entro il 1 gennaio 2019, di essere perfettamente pronte e attrezzate per rispondere alle esigenze e agli obblighi imposti dal nuovo sistema di fatturazione.

Vantaggi

Perché si è scelto di accelerare sull’implementazione della fatturazione elettronica? Il nuovo sistema comporterà tre vantaggi principali:

• Grande risparmio determinato dalla riduzione del consumo di carta;
• Maggiore efficienza nella comunicazione/condivisione delle fatture;
• Completa tracciabilità delle fatture.

Come funziona

In pratica, i privati dovranno dotarsi di un sistema, con tutte le caratteristiche previste dalla legge, per gestire in maniera ottimale la generazione e la trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di interscambio, che dovranno necessariamente essere inviate/ricevute in formato Xml.

Per gestire l’invio delle fatture al sistema di interscambio, i privati hanno due possibilità:

• Dotarsi di posta elettronica certificata e inviare le fatture autonomamente;
• Ricorrere ai software degli intermediari ai quali ci si è affidati per la gestione delle fatture elettroniche.

Conservazione

E per quanto riguarda la conservazione della fattura elettronica internamente all’azienda? Dal 1 gennaio 2019, anche la conservazione dovrà avvenire unicamente utilizzando sistemi digitali: i formati leciti sono pdf, jpg e txt. Fino alla data del 1 gennaio 2019 (e tassativamente non oltre), le aziende possono ancora scegliere se conservare la fattura elettronica in formato cartaceo o in formato digitale.

Outsourcing

L’ultimo punto di questo piccolo vademecum è un ottimo consiglio per tutte le aziende che ancora non sono pronte ad affrontare il cambiamento perché non hanno, internamente, né le risorse né le competenze: la fatturazione elettronica in outsourcing. In questo modo, le aziende potranno affidarsi all’esperienza e alla competenza di professionisti della fatturazione elettronica e della conservazione digitale.