Il 1 luglio del 2018 è cominciato il processo che, entro il 1 gennaio del 2019, renderà la fatturazione elettronica obbligatoria sia nel settore pubblico sia nel settore privato. Ma cosa comporta questo processo che determinerà tutta una serie di importanti cambiamenti per enti, aziende, imprese e professionisti?

1. Formato. L’obbligatorietà della fatturazione elettronica comporterà, come prima cosa, che le fatture dovranno essere inviate e conservate in un determinato formato. Tale formato è l’Xml, necessario per l’invio della fattura da e verso il Sistema di interscambio, quindi sarà necessario dotarsi delle tecnologie e delle competenze per poterlo gestire. Invece, per la conservazione interna all’azienda o all’ente, è anche possibile ricorrere al formato PDF. Bisogna considerare che una fattura emessa in un formato diverso dall’Xml è considerata non emessa.
2. Canale. Come può avvenire l’invio del file Xml verso il Sistema di interscambio? È possibile ricorrere a due canali principali. Il primo è rappresentato dalla PEC, la posta elettronica certificata. Il secondo è usare i sistemi di trasmissione messi a disposizione dell’Agenzia delle entrate, sistemi di trasmissione che si basano sull’utilizzo del protocollo Ftp.
3. Controlli. Nel file Xml di una fattura elettronica, devono essere presenti delle determinate informazioni: le principali sono partita IVA e/o codice fiscale, aliquota IVA, imponibile, imposta, codice dell’ordine (il Ddt). È importante che chi emette la fattura faccia degli accurati controlli per verificare che tali dati siano presenti, così da ridurre il rischio che la fattura possa essere rigettata dal Sistema di interscambio.
4. Date. Questo era uno dei punti più delicati, in quanto da tale informazione possono dipendere l’esigibilità e la detraibilità dell’imposta. La data di emissione della fattura elettronica è sempre la data inserita nella fattura. Invece, la data ricezione della fattura è sempre la data di consegna del file al cliente.
5. Conservazione digitale. La fatturazione elettronica, eliminando il cartaceo a favore del documento digitale, richiederà a enti e aziende di cambiare paradigma per quanto riguarda la conservazione dei documenti. Richiederà, quindi, di passare alla conservazione digitale, per fare in modo che le fatture siano correttamente archiviate e conservate, e che possano essere sempre reperibili in caso di necessità.

Ecco, principalmente, cosa comporta l’obbligatorietà della fatturazione elettronica. Ancora non tutti gli enti e le aziende sono pronti per gestire al meglio questo cambiamento. E la fatturazione elettronica in outsourcing è la soluzione migliore alla quale ricorrere.