La fatturazione elettronica, da quando diventerà obbligatoria, comporterà tutta una serie di obblighi tanto per chi lavora nel settore pubblico quanto per chi lavora nel settore privato. Obblighi che porteranno aziende ed enti a dover adattare i propri flussi lavorativi alle nuove esigenze imposte da questa nuova tipologia di fatturazione.
- Xml. Le fatture elettroniche vanno inviate al Sistema di interscambio, che ne verifica autenticità e validità, e solo dopo vengono inviate al destinatario indicato. Il formato deve necessariamente essere l’Xml, eXtensible Markup Language. Mentre, per la conservazione interna delle fatture, si può anche ricorrere al formato PDF.
- Firma qualificata. Chi non ne è già dotato, farà bene ad adeguarsi. Perché su ogni file-fattura sarà obbligatorio apporre la firma qualificata di chi ha emesso la fattura. Questo strumento è fondamentale non solo per garantire l’integrità del documento ma anche ai fini della conservazione documentale.
- Tempo. Fermo restando la questione del nuovo formato reso obbligatorio dalla normativa, il tempo di conservazione delle fatture resta invariato anche se i documenti vengono prodotti in formato elettronico: dieci anni al minimo, secondo quanto disposto dal Codice Civile.
- Conservazione digitale. I soggetti che emettono fatture elettroniche dovranno anche ricorrere alle apposite procedure e tecnologie atte a garantire la corretta conservazione digitale (precedentemente conosciuta come conservazione sostitutiva) delle fatture.
- Deroghe. Anche se la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per tutti, la legge stabilisce alcune deroghe. Tali deroghe si applicano: ai soggetti che si avvalgono del “regime di vantaggio”; ai soggetti che si avvalgono del “regime forfettario”; ai soggetti che comprano o vendono beni o servizi creati o ricevuti fuori dallo Stato.
Però, non tutti gli enti e le aziende sono pronti a far fronte a questi obblighi, che richiederanno evoluzioni organizzative e tecnologiche. Per chi non possiede internamente le competenze e gli strumenti, esiste già una soluzione: la fatturazione elettronica in outsourcing.
