Emettere una fattura classica in formato digitale non significa emettere fatture elettroniche. Tra le due tipologie di fatturazione vi sono differenze sostanziali di forma che ne richiedono una differente gestione documentale.

Andiamo ad analizzare gli elementi di ciascuna tipologia di fattura, iniziando dalle fatture digitali, generalmente inviate per e-mail ed emesse in assenza di un sistema di fatturazione elettronica.

Generalmente la fattura digitale semplice è in formato PDF o in formato immagine (TIFF). È perfettamente legale se scambiata tra privati (nei rapporti con la PA si richiede la fattura elettronica) e, per l’invio, non è richiesto il consenso preventivo del ricevente. Può essere conservata attraverso conservazione documentale cartacea tradizionale (per questo dovrà essere stampata) o attraverso conservazione sostitutiva.

Anche la fattura elettronica può essere inviata tramite e-mail o, a differenza della fattura classica, attraverso i sistemi di trasmissione ad hoc (tipo l’EDI). Può essere prodotta in formato PDF, TIFF o XML. In più è siglata con firma digitale e riferimento temporale. Elementi che la rendono immodificabile.

Per l’invio delle fatture elettroniche si dovrà richiedere il consenso preventivo del ricevente e questi tipi di documenti dovranno essere conservati esclusivamente secondo le regole della conservazione sostitutiva.

Come si potrà notare, le fatture digitali, nonostante il supporto dematerializzato, possono essere considerate alla stessa stregua delle fatture classiche analogiche.