L’obbligatorietà della fatturazione elettronica è un processo che ha determinato diversi cambiamenti e non pochi dubbi. Uno di questi riguarda la conservazione delle fatture elettroniche passive: quali sono i formati utilizzabili? ci sono dei servizi ai quali si può ricorrere?
Fatture attive e fatture passive
La differenza tra fatture attive e fatture passive può essere spiegata in un modo molto semplice:
- Una fattura si considera attiva per il venditore (di un bene o un servizio) che la emette;
- Una fattura si considera passiva per il compratore (di un bene o un servizio) che la riceve.
Questa differenza è importante non soltanto per il compratore finale ma anche, se non soprattutto, per enti o aziende.
Formati
In generale, le fatture ricevute devono essere conservate rispettando quanto stabilito dal D.M. 17/6/2014.
Anche per le passive, bisogna ricorrere al formato utilizzabile per l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche da e verso il Sistema di interscambio: l’Xml. L’eXtensible Markup Language è stato scelto perché si tratta di un linguaggio molto flessibile e utilizzabile in diverse circostanze.
Le fatture elettroniche passive possono essere conservate direttamente in formato Xml. Inoltre, l’Agenzia delle entrate, qualche settimana fa, ha dato risposta a un dubbio molto comune: è possibile, infatti, conservare internamente le fatture elettroniche anche in formato PDF.
Strumenti
Dal momento che l’obbligo della fatturazione elettronica è un processo ancora in corso, non tutti gli enti e le aziende sono preparati a gestire il passaggio nel modo migliore. L’Agenzia delle entrate mette a disposizione diversi servizi online per gestire anche la conservazione delle fatture elettroniche.
Questi servizi, comunque, hanno, per tutta una serie di motivi, un’utilità molto limitata. Qualora internamente non si disponesse delle tecnologie e/o delle competenze adeguate per gestire la conservazione delle fatture elettroniche passive, la soluzione migliore è sempre quella di optare per la fatturazione elettronica in outsourcing.
