I documenti avviati a conservazione sostitutiva si possono distinguere in strutturati o elaborati e destrutturati o leggibili.

Nel primo caso i file ai quali vengono affidati i documenti avranno un formato con estensione XML o TXT, teso ad automatizzare lo scambio di dati tra sistemi informativi in modalità totalmente automatica; grazie alla loro forma strutturata, i dati e le informazioni in esso contenuti vengono riconosciuti ed acquisiti automaticamente dai sistemi informativi aziendali. Tale scambio avviene attraverso i sistemi Electronic Data Interchange (EDI).

Nel caso della conservazione sostitutiva destrutturata, i documenti dematerializzati non sono un insieme di dati codificati, ma assumono una forma riconoscibile e intellegibile, affine ai requisiti generali della conservazione sostitutiva a norma di legge. I documenti così conservati, potranno essere fruiti dall’utente medio come “stand alone“, senza la necessità di ricorrere a strumenti software in grado di interpretarli.

Per quanto riguarda la fatturazione elettronica, l’orientamento della normativa europea recepita dall’ordinamento italiano, va nella direzione dell’accettazione di entrambe le modalità di conservazione sostitutiva (strutturata e destrutturata), purché la conservazione sostitutiva strutturata venga supportata dallo strumento della firma elettronica.

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