Tutti sanno che la conservazione dei documenti va fatta, sia nel settore pubblico sia nel settore privato. Eppure ci sono anche altri strumenti da conservare. Ed è bene sapere quali sono.
La conservazione delle firme elettroniche/digitali è necessaria per assicurare nel tempo l’identità del firmatario che la utilizza. Come funziona, per la precisione? E quali sono gli aspetti più importanti da conoscere?
Temi:
- Firma digitale e firma elettronica
- Conservazione del certificato: la firma digitale/elettronica scade
- Marca temporale e firma digitale
- Conservazione dei documenti informatici
Firma digitale e firma elettronica
Prima di cominciare, c’è bisogno di fare un po’ di chiarezza su questo aspetto.
La firma elettronica, in generale, è “un insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici”. Tale strumento viene utilizzato per firmare documenti digitali.
Si distinguono quattro tipi di firma elettronica, ognuno caratterizzato da un livello crescente di sicurezza e di associazione tra la firma e il firmatario:
- Firma elettronica semplice;
- Firma elettronica avanzata;
- Firma elettronica qualificata;
- Firma digitale.
Approfondimento: Cos’è la firma elettronica: facciamo un po’ di chiarezza
La firma digitale è un tipo di firma elettronica qualificata che, in più, viene creata/apposta utilizzando un dispositivo qualificato per la creazione di una firma elettronica, ed è basata su un certificato.
Approfondimento: La firma digitale: cos’è, a cosa serve e come funziona
Quanto si dirà di seguito sulla conservazione e sulla scadenza vale per le firme elettroniche qualificate (considerando che la firma digitale è un tipo di firma elettronica qualificata).
Conservazione del certificato: la firma digitale/elettronica scade
La questione della “conservazione” della firma digitale va chiarito. Da un punto di vista strettamente tecnico, infatti, la firma digitale non si conserva in senso stretto. Occorre però tenere ben presente che:
I certificati digitali memorizzati su un dispositivo di firma elettronica hanno una durata di 3 anni.
Quindi, non è la firma elettronica/digitale in sé che va conservata ma il certificato relativo alla firma elettronica/digitale.
Passati tre anni, la firma digitale/elettronica scade e va rinnovata, affidandosi al prestatore di servizi fiduciari qualificati al quale ci si è rivolti per creare la firma elettronica/digitale che viene utilizzata per firmare/validare i documenti informatici.
In quest’ottica, è sempre il prestatore di servizi fiduciari qualificati che è tenuto a conservare il certificato di una firma elettronica/digitale per un tempo minimo di 20 anni.
Il rinnovo della firma elettronica/digitale può essere fatto durante i novanta giorni che precedono la scadenza.
Marca temporale e firma digitale
Marca temporale e firma digitale possono essere considerate, in un certo senso, l’una il completamento dell’altra:
- La firma elettronica/digitale permette di risalire in maniera certa e immediata al firmatario del documento, inoltre attribuisce valore legale al documento digitale;
- La marca temporale, invece, attribuisce un preciso riferimento temporale a un documento digitale, così da poter risalire alla data in cui è stato firmato.
Ecco perché questi due strumenti si integrano alla perfezione.
Conservazione dei documenti informatici
Parlando di firma digitale, documenti digitali e marcatura temporale, inevitabilmente, si arriva sempre a questo punto: come fare per procedere con la conservazione dei documenti informatici?
Il tema, come si può facilmente intuire, è molto ampio e articolato: si tratta di documenti nativi digitali o di documenti cartacei che devono essere digitalizzati? si tratta di documenti che devono essere obbligatoriamente conservati in regime di conservazione digitale? qual è il tempo di conservazione dei documenti stabilito dalla legge per la specifica tipologia documentale da conservare? ci sono già le apposite infrastrutture ICT o bisogna implementarle?
Come si è detto, la questione è ampia e articolata. Per cercare di farsi una prima idea per poi procedere con la conservazione dei documenti informatici, ecco due utili approfondimenti:
- 5 domande e 5 risposte per comprendere la conservazione dei documenti informatici;
- Regole tecniche del documento informatico: le indicazioni per le PA (utili anche per le aziende e per i professionisti).
E se non si ha esperienza al riguardo, la soluzione migliore è sempre rivolgersi agli
