Contratti digitali e contratti online: 4 soluzioni per gestirli al meglio
Le opportunità offerta dalla digitalizzazione sono tante. Rinunciarvi è, ormai, non solo impossibile ma potenzialmente dannoso per l’efficienza dell’azienda o della pubblica amministrazione. Bisogna aggiornarsi, essere al passo con i tempi. E rivolgersi ai giusti professionisti per poterci riuscire.
Come gestire al meglio i contratti digitali e i contratti online? Come fare in modo che la stipula di un documento, come un contratto di acquisto, di cessione o di lavoro, possa essere a tutti gli effetti valida utilizzando gli strumenti che le tecnologie digitali mettono a disposizione?
Domande molto comuni, specialmente in un momento storico in cui lo smart working sta cambiando il modo di lavorare. Ed ecco le quattro soluzioni principali per gestire al meglio i contratti digitali/online.
Temi:
- Creazione: le Regole tecniche
- Validazione: firma digitale/elettronica
- Invio: la PEC
- Archiviazione: la conservazione digitale
- Bucap: esperti di gestione documentale
Creazione: le Regole tecniche
L’ordine delle soluzioni proposte non è casuale: si comincia dalla creazione del contratto vero e proprio e si termina, come si vedrà più avanti, con la sua conservazione.
In ogni azienda e in ogni pubblica amministrazione, tutte le risorse addette alla creazione e alla gestione dei contratti dovrebbero avere delle regole, degli strumenti e delle indicazioni condivise internamente per quanto riguarda:
- Formazione dei documenti: software da utilizzare, modalità per l’acquisizione e la registrazione dei contratti, e per il loro eventuale raggruppamento;
- Caratteristiche dei contratti;
- Formati nei quali i contratti possono essere creati (ad esempio, .doc, .pdf, html, .xls);
- Metadati o, in generale, le informazioni minime che devono essere associate a un documento, così da facilitarne l’archiviazione e il successivo recupero.
Da questo punto di vista, un fondamentale punto di riferimento è rappresentato dalle:
Regole tecniche del documento informatico: le indicazioni per le PA
Obbligatorie nella pubblica amministrazione, le Regole tecniche sono davvero utili anche nel settore privato e possono aiutare a decidere quali sono software, formati e metadati da utilizzare per la creazione dei contratti (fermo restando che tali regole possono essere adattate alle esigenze specifiche dell’azienda o della pubblica amministrazione).
Validazione: firma digitale/elettronica
Altra questione molto importante quando si parla di gestire i contratti digitali/online: qual è il valore legale di un documento digitale? Ebbene, bisogna sapere che un documento digitale ha esattamente lo stesso valore di un “tradizionale” documento cartaceo firmato dalla persona responsabile di quel determinato documento/procedimento.
Però, per essere a tutti gli effetti valido, su un documento digitale deve essere apposta una firma elettronica qualificata (la firma digitale è un tipo di firma elettronica qualificata), la quale:
- Identifica il firmatario in maniera univoca;
- Assicura l’integrità del testo inviato e dei suoi possibili allegati;
- Collega i dati sottoscritti dando la possibilità di verificare ogni successiva modifica eventualmente apportata al testo del messaggio o agli allegati;
- Viene creata usando un dispositivo qualificato;
- È basata su un certificato;
- Viene “costruita” su un sistema di chiavi asimmetriche.
Per avere maggiori informazioni su come ottenere facilmente e utilizzare una firma elettronica:
Firma elettronica: BNext-Sign
Invio: la PEC
Una volta creato e firmato il documento, come fare per inviarlo, in tutta sicurezza, alle persone interessate? C’è un strumento, ormai diventato di uso comune e presente in tutti gli ambiti professionali, che assolve proprio questo compito: si tratta della posta elettronica certificata.
La PEC è ottimale per l’invio o la ricezione dei contratti (e dei documenti) digitali perché assicura:
- L’identità del mittente/destinatario;
- L’effettività dell’invio e/o della ricezione del messaggio;
- Il valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno;
- L’attestazione dell’orario;
- La certezza del contenuto del testo;
- L’integrità di eventuali allegati (in questo caso specifico, proprio i contratti).
Tutti ottimi motivi per dotarsi subito di una casella di posta elettronica certificata: basta rivolgersi ai gestori di PEC autorizzati dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), il cui elenco è disponibile qui: Agid.gov.it/it/piattaforme/posta-elettronica-certificata/elenco-gestori-pec.
Archiviazione: la conservazione digitale
La conservazione dei documenti è un obbligo sia nel settore pubblico sia nel settore privato. Semplificando:
- Ci sono dei documenti che devono essere conservati per un determinato periodo di tempo, così da poter essere presentati in caso di controlli (ad esempio, le fatture devono essere conservare per un periodo minimo di dieci anni);
- I documenti devono essere conservati in modo da garantirne non solo la reperibilità ma anche l’integrità nel tempo.
Come ottenere entrambe le cose, ovvero un’ordinata archiviazione e la completa protezione dei documenti digitali? È qui che entra in gioco la conservazione digitale, che si occupa proprio di garantire “l’accessibilità, l’utilizzabilità (leggibilità e intelligibilità), l’autenticità (identificabilità univoca e integrità) e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici”.
Bucap: esperti di gestione documentale
La gestione dei contratti digitali e dei contratti online richiede, come si è visto, precise competenze, professionalità e tecnologie. Che non sempre sono presenti all’intero di un’azienda o di una PA: mai improvvisarsi, e spesso formare le risorse ha un costo oneroso.
La soluzione c’è ed è molto semplice: affidarsi agli esperti della gestione documentale, che sapranno consigliare per il meglio e suggerire le modalità più efficaci ed efficienti per la gestione a 360° dei contratti digitali/online.
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