La conservazione dei documenti digitali e la loro gestione richiedono specifiche soluzioni. Molte delle quali sono disponibili già da tempo. Ma non tutti hanno le idee chiare su come funzionino e quali siano le possibilità garantite.
Validare e condividere documenti sono operazioni che, negli ultimi anni, sono diventate sempre più snelle e veloci grazie all’utilizzo degli strumenti digitali. Strumenti proprio come la firma digitale: ecco cos’è, a cosa serve e come funziona.
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Cos’è
La firma digitale è l’equivalente informatico di una firma autografa “tradizionale”. Viene, in sostanza, associata ai documenti nativi digitali o ai documenti digitali prodotti a seguito di un processo di digitalizzazione. Negli ultimi anni è diventata sempre più diffusa perché con l’associazione della firma digitale, il documento informatico acquisisce, a tutti gli effetti, valore legale.
Firma elettronica e firma digitale: la differenza
A questo punto, è bene fare chiarezza su un aspetto che spesso genera non poca confusione: la differenza tra firma elettronica e firma digitale (definizioni del Regolamento eiDAS – Regolamento UE n. 910/2014).
- Per firma elettronica s’intendono dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare. Per definizione una firma elettronica semplice ha una valenza giuridica leggera.
- Per firma digitale si intende firma elettronica qualificata, ovvero una firma elettronica che oltre ad avere le caratteristiche di una firma elettronica avanzata (connessione univoca al firmatario e sua identificazione certa, sicurezza nella creazione, collegamento ai dati sottoscritti con possibilità di verifica di ogni successiva modifica) è anche creata/apposta utilizzando un dispositivo qualificato per la creazione di una firma elettronica, ed è basata su un certificato. La firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia. Per definizione, la firma digitale è una firma elettronica forte.
In quest’approfondimento, si farà sempre e comunque riferimento alla firma digitale in quanto firma elettronica forte.
Firma digitale e firma digitale remota
Ancora una differenza, questa volta tra firma digitale e firma digitale remota:
| Firma digitale | Firma digitale remota |
| Per poter essere apposta, necessita dell’utilizzo di una smart card o di un token USB. | Per poter essere apposta, non ha bisogno di una smart card o di un token USB. |
Sul concetto di smart card e di token USB (cosa sono, a cosa servono e come si utilizzano) si tornerà più avanti.
Come funziona
Si sarà capito: la principale funzione della firma digitale è tutelare l’integrità e l’autenticità del documento firmato. Come riesce nel suo compito? Tramite un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata correlate tra loro.
Come già detto, la firma digitale presenta due chiavi:
- Chiave pubblica. A disposizione di tutti, serve per accertare la provenienza del messaggio/documento sottoscritto da chi dichiara essere l’autore.
- Chiave privata. L’autore firma il messaggio/documento con l’apposizione di una chiave privata che è sotto il suo esclusivo controllo.
A cosa serve
La firma digitale garantisce:
- Autenticità del documento/messaggio: certifica la corrispondenza univoca tra la firma apposta e la persona che dichiara di essere l’autore ;
- Integrità del documento: dopo che è stata apposta la firma, il documento non può essere alterato in nessuna sua parte;
- Validità legale: dal punto di vista legale, il documento è assolutamente e completamente valido, esattamente come se vi fosse stata apposta una firma autografa.
La firma digitale, quindi, permette di semplificare e velocizzare tutti quei flussi che prevedono invio e validazione di documenti tramite l’utilizzo degli strumenti digitali. Si può applicare a qualunque tipo di documento, dalle fatture ai contratti di acquisto, riducendo in maniera significativa l’utilizzo e il consumo di carta.
Non a caso, la firma digitale è anche uno dei primissimi (nonché tra i più efficaci) strumenti individuati nel generale processo di trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione.
Firma digitale e PEC
Vale la pena soffermarsi di nuovo su una differenza, così da sgombrare il campo da ogni possibile malinteso: la differenza, cioè, tra firma digitale e PEC.
- La firma digitale è, come detto, l’equivalente della firma autografa: la sua funzione è assicurare l’autenticità del documento elettronico.
- La PEC è un tipo speciale di email che permette di inviare e ricevere messaggi di testo e allegati con lo stesso valore giuridico di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Quindi, la firma digitale “garantisce” l’autenticità del documento, mentre la PEC “garantisce” la titolarità della casella del mittente del messaggio e quindi del titolare.
Come inserirla
Per apporre una firma digitale a un documento, ci sono due modi: smart card e token USB.
Firma digitale con smart card
Occorrono una smart card che “contiene” la firma digitale, un apposito lettore di smart card collegato a un computer e uno specifico software in grado di leggere la firma e apporla al documento che si desidera.
Firma digitale con token USB
Occorrono un token USB (quella che comunemente viene chiamata “chiavetta”), una SIM card e, anche in questo caso, un apposito software in grado di leggere i documenti e apporre la firma.
Come inserire la firma digitale in un file Word e Pdf
La firma può essere associata a svariate tipologie di documenti informatici, come quelli in formato Word e Pdf.
- Collegare al computer il dispositivo scelto per la firma digitale (smart card o token USB);
- Avviare il software;
- Caricare nel software il file che si desidera firmare e seguire la procedura.
Alla fine della procedura, il software creerà una copia del documento in un formato specifico (come il formato di firma digitale CAdES per i file d’estensione .p7m) al quale è stata associata la firma digitale.
Come ottenerla
Infine: come fare per ottenere una firma digitale da apporre sui propri documenti digitali? Ci sono due soluzioni: rivolgersi direttamente alle Camere di commercio oppure rivolgersi a degli intermediari che abbiano un mandato da una Camera di commercio.
Firma digitale tramite Camera di commercio: Camcom.gov.it
Sul sito Camcom.gov.it è possibile ricercare la Camera di commercio più vicina. Per poter richiedere la firma digitale, in linea di massima, bisogna presentarsi personalmente allo specifico sportello negli appositi orari avendo con sé:
- Documento di riconoscimento;
- Codice fiscale.
Ogni Camera di commercio potrebbe adottare delle modalità proprie per il rilascio della firma digitale: per maggiori informazioni, si rimanda ai siti delle singole Camere di commercio.
Firma digitale tramite intermediario
Per ottenere la firma digitale, è anche possibile rivolgersi a un intermediario che, però, deve necessariamente avere un mandato emesso da una Camera di commercio. Anche in questo caso, l’elenco degli operatori autorizzati è disponibile sui siti delle specifiche Camere di commercio territoriali.
