Firma digitale e posta elettronica certificata: la differenza e i differenti utilizzi
Quando si parla di conservazione dei documenti, del loro invio, della loro validazione e del loro valore legale, i dubbi sono sempre tanti. Uno, in particolare, riguarda due strumenti che, ormai da anni, vengono utilizzati nel mondo del lavoro.
La differenza tra firma digitale e PEC (acronimo di posta elettronica certificata) è rintracciabile nella loro stessa natura. Sono due strumenti diversi, quindi, in sostanza, non paragonabili. Eppure, ancora oggi, si fa molta confusione, specialmente sul loro utilizzo.
Firma digitale e PEC sono due strumenti completamente diversi
Facciamo un po’ di chiarezza.
Temi:
- La PEC: cos’è e come funziona
- La firma digitale: cos’è e come funziona
- La differenza
- Valore legale e integrità del messaggio
La PEC: cos’è e come funziona
Si comincia dalla PEC. Semplificando, è possibile dire che si tratta di un sistema certificato per poter inviare messaggi di posta elettronica. Il suo funzionamento è esattamente quello di una mail ordinaria.
- Si scrive un messaggio;
- Si indica il destinatario;
- Si specifica un oggetto;
- Si allegano, eventualmente, dei file.
Il motivo per il quale, ormai sempre di più, tale strumento è diventato diffuso nel mondo del lavoro, lo si vedrà nella sezione “Valore legale e integrità del messaggio”.
Approfondimento: La posta elettronica certificata: cos’è e come funziona
Come creare una PEC
Per creare e attivare una casella di posta elettronica certificata, bisogna necessariamente rivolersi ai gestori accreditati e autorizzati dall’Agenzia delle entrate. L’elenco completo di tutti i gestori di PEC è disponibile a questo indirizzo: Agid.gov.it/it/piattaforme/posta-elettronica-certificata/elenco-gestori-pec.
Le modalità specifiche possono variare da operatore a operatore ma, in linea di massima, la procedura per aprire una PEC è molto semplice e veloce.
Obbligatorietà della PEC
Alcuni soggetti sono obbligati a dotarsi di una casella di posta elettronica certificata. Si tratta di:
- Liberi professionisti;
- Tutti i privati;
- Le pubbliche amministrazioni.
La firma digitale: cos’è e come funziona
Una firma digitale è una firma elettronica qualificata, quindi basata su un certificato e creata/apposta utilizzando un dispositivo qualificato. Il suo funzionamento si basa su una doppia chiave, una pubblica (a disposizione di tutti) e una privata (a disposizione solo del titolare della firma).
La firma digitale viene apposta a un documento:
- Tramite smart card;
- Tramite token USB.
Approfondimento: La firma digitale: cos’è, a cosa serve e come funziona
Come ottenere una firma digitale
Per ottenere una firma digitale, ci si può rivolgere:
- Alla Camera di commercio: tutte le informazioni in merito sono disponibili sul sito gov.it;
- A un intermediario autorizzato: l’elenco è disponibile sui siti delle Camere di commercio territoriali.
La differenza
Generalmente, si parla di firma digitale nel caso di documenti che devono essere sottoposti a conservazione digitale: la firma digitale, infatti, permette di risalire a chi ha firmato il documento, quando e a che titolo.
La firma digitale è una firma a tutti gli effetti che viene apposta a un documento digitale
Per quanto concerne la posta elettronica certificata (regolamentata dal CNIPA), questa consente di poter inviare un messaggio certificato a chiunque abbia una casella e-mail.
In sostanza, la PEC è paragonabile alla raccomandata con ricevuta di ritorno
La PEC certifica, in maniera incontrovertibile:
- Che un determinato messaggio sia stato inviato a una persona;
- Che gli eventuali allegati non siano stati alterati/modificati/manomessi.
È bene specificare che nel documento inviato attraverso la posta elettronica certificata non deve necessariamente essere apposta una firma digitale. Attraverso la PEC può essere inviato anche un “semplice” documento privo di validità.
Valore legale e integrità del messaggio
In conclusione, firma digitale e PEC svolgono due funzioni tanto specifiche quando distinte.
- Firma digitale: valore legale a un documento. Nell’approfondimento La firma digitale: il valore legale di uno strumento sempre più diffuso, si è sottolineato come, proprio grazie alla firma digitale, sia possibile conferire validità legale ai documenti elettronici. Ad esempio, un contratto in formato elettronico al quale sia stata apposta una firma digitale ha valore a tutti gli effetti.
- PEC: integrità del messaggio e identità del mittente. Inviare un documento (non solo un documento con valore legale ma anche un qualsiasi altro documento) con la posta elettronica certificata significa assicurare integrità e identità del mittente del messaggio.
Tutto chiaro. Allora perché si fa tanta confusione? Il motivo, probabilmente, è il fatto che i due strumenti, per quanto diversi, siano perfettamente complementari, e sempre più necessari, anzi indispensabili in ambito lavorativo.
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