Nel caso si sia optato per una gestione digitale del workflow documentale, per massimizzare gli effetti della dematerializzazione, la firma digitale è l’elemento chiave.

Secondo un’indagine a opera dell’AIIM (Association for Information and Image Management), comunità internazionale di professionisti della gestione delle informazioni, tra i maggiori benefici apportati dall’introduzione della firma digitale nei processi di workflow documentale, si può annoverare l’accelerazione delle procedure di gestione documentale. I ritardi dovuti alla mancanza di strumenti di firma digitale, riscontrati nel 40% dei casi sottoposti ad analisi, possono arrivare a rallentare la gestione di un singolo documento di una settimana.

Inoltre la necessità dell’apposizione di firma autografa analogica richiede, in media, la stampa di 3 o 4 fotocopie o fax per documento, al fine di raccogliere le firme necessarie al workflow documentale interno.

Sempre secondo i dati riportati dall’AIIM, le aziende che hanno investito in sistemi di firma digitale quale strumento da implementare nei processi di workflow documentale hanno registrato un ROI inferiore ai dodici mesi.

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