La digitalizzazione dei processi aziendali, l’implementazione dello smart working e la trasformazione digitale della pubblica amministrazione hanno tutte un elemento in comune: necessitano di strumenti per firmare e conferire valore legale ai documenti digitali.
Firma elettronica e firma digitale: quali sono le differenze tra questi due strumenti? Ancora oggi, benché siano ormai diventati di uso comune in ambito lavorativo (e non solo), si continua a fare confusione. Cerchiamo di fare un po’ di chiarezza, così da dare la possibilità di scegliere lo strumento che meglio si adatta alle proprie esigenze.
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Firma elettronica
In linea molto generale, una firma elettronica può essere definita come “un insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici”. Questi dati possono essere utilizzati dal firmatario per firmare un documento digitale.
3 tipi di firma elettronica
Esistono tre grandi tipologie di firma elettronica (in realtà quattro, come vedremo più avanti):
- Firma elettronica semplice. Proprio perché “semplice”, questa tipologia di firma elettronica presenta due grandi limiti che la rendono poco adatta a essere utilizzata in ambito professionale: non garantisce la completa e inoppugnabile autenticazione del firmatario; non prevede alcun sistema che assicuri l’integrità del documento.
- Firma elettronica avanzata. Rispetto a quella semplice, la firma elettronica avanzata identifica il firmatario in maniera univoca, assicura l’integrità del testo inviato e degli eventuali allegati, permette di verificare ogni successiva modifica eventualmente apportata al testo del messaggio o agli allegati.
- Firma elettronica qualificata. In aggiunta alle caratteristiche di quella avanzata, una firma elettronica qualificata viene creata utilizzando un dispositivo qualificato, è basata su un certificato ed è realizzata su un sistema di chiavi asimmetriche.
Come apporre una firma elettronica (semplice, avanzata, qualificata)
Ci sono diverse soluzioni che permettono di apporre una firma elettronica (che sia semplice, avanzata o qualificata) a un documento. I più diffusi e utilizzati sono:
- Una smart card che “contiene” la firma digitale, la quale viene apposta a un documento inserendo la carta in un apposito lettore collegato a un computer;
- Un token USB dotato di SIM card, che “contiene” la firma digitale e può essere letta da un computer grazie a un apposito programma.
Approfondimento: Cos’è la firma elettronica: facciamo un po’ di chiarezza
Firma digitale
In realtà (come accennato quando si è cominciato a parlare della firma elettronica), anche la firma digitale è una tipologia di firma elettronica, per l’esattezza la firma digitale è una tipologia di firma elettronica qualificata, che quindi:
- Assicura l’identità della persona che firma il documento;
- Garantisce che sia il messaggio sia gli eventuali allegati siano integri e non siano stati soggetti a manomissioni o danneggiamenti di sorta;
- Permette, in una fase successiva all’invio, di verificare ogni eventuale modifica che sia stata apportata al testo del messaggio o agli allegati;
- Viene creata basandosi su un sistema di chiavi asimmetriche.
Chiave asimmetrica pubblica e chiave asimmetrica privata
La peculiarità della firma digitale (e ciò che la differenza dalla firma elettronica qualificata) sta nel sistema di due chiavi asimmetriche, una pubblica e una privata.
- La chiave asimmetrica privata è in possesso esclusivo del destinatario;
- La chiave asimmetrica pubblica, invece, è a disposizione di tutti e può essere utilizzata, in qualunque momento, per verificare l’identità del mittente.
Approfondimento: La firma digitale: cos’è, a cosa serve e come funziona
BNext-Sign
BNext-Sign è il sistema integrato di automazione dei processi di firma elettronica qualificata offerto da Bucap. Una piattaforma che consente (dovunque ci si trovi, in qualunque momento e con qualunque dispositivo) di firmare documenti con qualsiasi tipologia di firma elettronica, renderli legalmente validi e inviarli alla persona che deve li deve ricevere.
La piattaforma, assolutamente semplice e intuitiva da utilizzare, permette, con pochi passaggi, di gestire in poco tempo:
- Inserimento del documento da firmare sulla piattaforma;
- Eventuale approvazione/rifiuto del documento da parte della persona responsabile;
- Firma del documento con firma elettronica;
- Invio del documento al destinatario.
Uno dei grandi vantaggi di BNext-Sign è che può essere utilizzato sia da chi già possiede una firma elettronica qualificata sia da chi non possiede una firma elettronica qualificata: nel secondo caso, sarà la piattaforma a “crearne” una e ad associarla in maniera univoca alla persona che deve firmare il documento.
E questo è soltanto uno dei motivi per scegliere BNext-Sign, un sistema che:
- È compatibile con tutti i principali browser;
- Si basa su tecnologia cloud first;
- Permette di gestire allegati e workflow approvativi anche complessi;
- Si integra perfettamente con qualunque tipo di firma (elettronica semplice, avanzata o FEA, qualificata o digitale);
- Permette di inviare i documenti a un sistema di conservazione digitale a norma.
