Inviare e ricevere documenti sono operazioni diventate estremamente semplici e veloci grazie alla diffusione delle tecnologie digitali. Ma l’invio e la ricezione devono avvenire nella più totale sicurezza. Perché tramite una mail è possibile scambiarsi documenti di grande importanza. Documenti che vanno protetti. Così come vanno attestati sia il momento dell’invio sia il momento della ricezione.
PEC, acronimo che sta per posta elettronica certificata. Un acronimo per indicare uno strumento che, ormai da anni, è entrato stabilmente a far parte dell’uso comune. Dal momento che, specialmente in ambito professionale, ci si può ritrovare nella situazione di doverla utilizzare, risulta importante sapere cos’è e come funziona la posta elettronica certificata.
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Cos’è
La posta elettronica certificata può essere equiparata a una raccomandata con ricevuta di ritorno, così come stabilito dal decreto del presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n.68, ovvero il Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3.
La PEC è l’equivalente di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
In altre parole, la PEC sostituisce in tutto e per tutto la raccomandata con ricevuta di ritorno, rendendo molto più semplice e veloce inviare messaggi, dal momento che si ricorre ai moderni strumenti della comunicazione digitale. Si chiama “certificata” perché il gestore del servizio “certifica” sia l’avvenuto invio sia l’avvenuta ricezione del messaggio (così come i casi in cui il messaggio non venga inviato e/o recepito).
Come funziona
Dal punto di vista di chi deve inviarla, una PEC funziona esattamente come una mail ordinaria: si scrive il messaggio, si specificano oggetto e destinatario, si allegano (eventualmente) dei file. Ciò che cambia è la modalità con la quale avviene l’invio ricezione.
- Il mittente invia una mail;
- Il gestore del mittente gli invia un messaggio di avvenuto invio;
- Il gestore del ricevente invierà al mittente un messaggio con il riferimento temporale preciso di quando il messaggio è stato recapitato.
Tali comunicazioni da parte dei gestori si svolgono anche in caso di mancato invio e/o ricezione del messaggio.
Inviare un messaggio da una PEC a una casella ordinaria
Il mittente non riceverà la conferma dell’avvenuta o mancata ricezione del messaggio da parte del destinatario. Il mittente può rispondere alla mail inviata soltanto se la casella di posta elettronica certificata è configurata per ricevere messaggi anche da caselle ordinarie.
Inviare un messaggio da una casella ordinaria a una PEC
A meno che la casella PEC non sia impostata diversamente, il messaggio da una casella di posta ordinaria non arriverà alla casella di posta certificata e al destinatario non sarà inviata alcuna notifica. Il mittente riceverà un messaggio di errore per consegna non avvenuta (MAILER-DAEMON).
A cosa serve
La PEC è indispensabile per l’invio e la conservazione dei documenti
La PEC, infatti, garantisce:
- Effettività dell’invio/ricezione. I gestori di posta elettronica certificata dal mittente e del destinatario danno conferma sia dell’invio/ricezione sia di eventuali errori nelle fasi di invio/consegna.
- Valore legale. Una PEC correttamente inviata/ricevuta ha esattamente lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno: la ricevuta rappresenta una prova legale dell’avvenuta consegna non soltanto del messaggio ma anche degli eventuali allegati.
- Attestazione dell’orario. Se si è utilizzata la posta elettronica certificata, è possibile stabilire con inoppugnabile certezza sia l’orario di invio sia l’orario di ricezione di un determinato messaggio.
- Certezza del contenuto. La PEC utilizza dei protocolli di sicurezza. Quindi, è garantita anche la più completa veridicità e integrità degli eventuali allegati (come contratti o delibere) al messaggio di posta elettronica.
La PEC garantisce effettività dell’invio/ricezione, valore legale, attestazione dell’orario, certezza del contento
Come attivarla
Una casella di posta elettronica certificata può essere richiesta e attivata unicamente rivolgendosi ai gestori accreditati presso e autorizzati dall’Agenzia per l’Italia digitale. L’AgID, infatti, è l’ente che si occupa della vigilanza sui servizi digitali ed è il soggetto che ha il compito di qualificare chi eroga determinati servizi digitali.
L’elenco dei gestori di PEC autorizzati è disponibile a qui: Agid.gov.it/it/piattaforme/posta-elettronica-certificata/elenco-gestori-pec
Una volta attivata, la nuova casella PEC può essere configurata utilizzando i più comuni e diffusi client di posta elettronica: in commercio ce ne sono diversi e basta fare una ricerca su Internet per trovarli.
Chi è obbligato
Data, quindi, la sua natura specifica e la funzione che svolge, alcune categorie professionali devono obbligatoriamente dotarsi di una casella di posta elettronica certificata. Tali categorie sono:
| Liberi professionisti | Da novembre 2009, tutti i professionisti iscritti a un albo devono dotarsi di PEC (l’obbligo non sussiste per i liberi professionisti non iscritti ad alcun albo professionale). |
| Privati | Sia aziende sia partite IVA devono avere una casella PEC e comunicarla al Registro delle imprese. |
| Settore pubblico | La posta elettronica certificata è obbligatoria in tutte le pubbliche amministrazioni. |
Normativa
Oltre al già citato decreto del presidente della Repubblica 68/2005, gli altri principali riferimenti normativi per la posta elettronica certificata sono:
- Decreto ministeriale del 2 novembre 2005: contiene le regole tecniche specifiche per la posta elettronica certificata;
- Circolare Cnipa n.56 del 2009: specifica le modalità e i requisiti per poter diventare un gestore autorizzato di posta elettronica certificata;
- Circolare Cnipa n.51 del 2006: all’AgID spetta il compito di vigilare sull’operato dei gestori autorizzati di posta elettronica certificata.
PEC e firma digitale
Cosa c’entrano posta elettronica certificata e firma digitale? In realtà, la prima non potrebbe sussistere senza la seconda. Infatti, su una mail inviata con posta elettronica certificata viene apposta una firma digitale. È in virtù di tale firma digitale che viene garantita l’integrità e l’inalterabilità degli eventuali file/documenti in allegato.
Al riguardo, può essere sicuramente molto utile un rimando all’approfondimento La firma digitale: cos’è, a cosa serve e come funziona.
